Yếu tố góp phần tạo thành công cho việc tổ chức lễ khai trương

Việc tổ chức lễ khai trương có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp về cả mặt tinh thần lẫn truyền thông, góp phần xây dựng nền tảng thương hiệu đối với tệp khách hàng tiềm năng trong tương lai. Vì thế, tuy chỉ là một buổi lễ chóng vánh nhưng yêu cầu khâu chuẩn bị phải cẩn thận và chu đáo.

Có một số yếu tố cốt lõi nếu bạn nắm rõ và dồn sức vào thì có thể dễ dàng tạo nên một buổi lễ thành công và ấn tượng. Hãy cùng điểm qua những yếu tố chính góp phần vào sự thành công cho việc tổ chức lễ khai trương - đánh dấu sự khởi đầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xác định loại hình khai trương phụ thuộc vào ngành nghề

Hầu như mọi doanh nghiệp đều có thể tổ chức lễ khai trương của riêng mình để tôn vinh một sự khởi đầu mới. Tuy nhiên phụ thuộc vào loại ngành mà bạn đang phục vụ, nó có thể khác so với sự kiện của ngành khác do tính chất công việc và phạm vi khách mời. Vì thế yếu tố đầu tiên là xác định đúng ngành nghề mình đang hoạt động để có thể đưa ra những quyết định phù hợp.

● Bán lẻ: Thông thường, các dịp khai trương mang đến cho công chúng cơ hội tiếp cận và tương tác với không gian bán lẻ - tức nhân viên phục vụ, sản phẩm và dịch vụ kèm theo. Các hoạt động cốt yếu có thể bao gồm cắt băng khai trương, tặng quà và triển khai chương trình khuyến mãi đặc biệt áp dụng trong thời gian nhất định.

● Khách sạn: Các doanh nghiệp làm trong ngành khách sạn sẽ tìm mọi phương án phù hợp để có thể đưa người tiêu dùng vào trong địa điểm, chủ yếu thông qua các hoạt động như động thổ, cắt băng khai trương, tiệc đồ ăn và thức uống.

● Bất động sản: Một trong những yếu tố quan trọng trong sự kiện tổ chức lễ khai trương đối với một doanh nghiệp trong lĩnh vực bất động sản là thu hút được khách thuê và tạo ấn tượng với nhà đầu tư tiềm năng. Thực tế là lĩnh vực này thường tổ chức sự kiện dành cho báo chí, có nghĩa giới truyền thông là đối tượng đầu tiên được tiếp cận với tài sản của doanh nghiệp nhằm mục đích quảng bá về các tính năng và ưu thế của nó.

Thông qua việc này, người thuê cũng như nhà đầu tư tiềm năng sẽ bắt đầu tìm kiếm bất động sản để xem xét liệu có thỏa mãn nhu cầu của họ hay không.

● Chăm sóc sức khỏe: Việc khai trương các cơ sở chăm sóc sức khỏe mới cần thiết phải tạo được tiếng vang với vùng lân cận. Điều này đòi hỏi sự phối hợp giữa báo chí, phương tiện truyền thông xã hội, quan hệ đối tác với doanh nghiệp địa phương và các tổ chức phi lợi nhuận.

Mục tiêu của việc tổ chức lễ khai trương

Trước khi lên bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện, bạn cần phải đặt ra các mục tiêu có thể đo lường, chẳng hạn lấy được thông tin liên hệ của nhóm đối tượng nhất định, hoặc đạt con số bán hàng cụ thể. Bên cạnh đó, lập kế hoạch cho các mục tiêu vô hình như nâng cao độ nhận diện của thương hiệu, cũng là yếu tố quan trọng đối với sự kiện.

Yếu tố quan trọng nhất của buổi lễ là nghi thức cắt băng khai trương

Điều này giải thích vì sao sự hợp tác giữa doanh nghiệp với nhà tổ chức sự kiện lại vô cùng quan trọng, khi họ có thể hỗ trợ bạn trong việc phát triển các mục tiêu đặt ra và đề xuất những cách phù hợp để đạt được chúng.

Kịch bản chi tiết của sự kiện

Việc tổ chức lễ khai trương đòi hỏi nhiều thời gian và sự tỉ mỉ đến từng chi tiết để chúng có thể phát huy hết tác dụng của mình. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện bạn dự định tổ chức, bạn hoàn toàn có thể bàn bạc với nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để tạo ra bầu không khí thú vị cho khách mời.

Ví dụ, nếu có ý định tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần đặt địa điểm càng sớm càng tốt vì những nơi đẹp và thoải mái sẽ được lấp đầy chỗ nhanh chóng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên phối hợp với đội phục vụ ăn uống, nhân viên trông coi xe, nhân viên an ninh và các nhà cung cấp khác. Tất cả quá trình đều yêu cầu phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ càng.

Sự hiện diện trong khu vực

Trước khi sự kiện được diễn ra, bạn cần làm cho sự hiện diện của doanh nghiệp được biết đến trước. Có thể thông qua các hình thức như tờ rơi, tài liệu quảng cáo, hoặc doanh thiếp, bạn cũng như doanh nghiệp tạo được độ nhận diện đối với người dân trong khu vực. Hãy chia sẻ chi tiết về ngày khai trương, thông tin bản thân sự kiện và những điều mong đợi từ các doanh nghiệp, qua đó tạo ra sự hào hứng cho các thành viên cộng đồng.

Những PGs xinh đẹp góp phần tạo nên thành công cho lễ khai trương

Khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, cần thiết để sử dụng các nguồn marketing để thiết lập sự hiện diện của mình trong khu vực. Bên cạnh tờ rơi và bảng hiệu, bạn có thể sử dụng TV, truyền thông xã hội, thư điện tử,...

Tinh thần trước ngày tổ chức

Việc tổ chức lễ khai trương là ấn tượng đầu tiên khi bước chân vào thế giới kinh doanh, vì thế hãy làm cho nó trở thành một trải nghiệm tích cực nhất có thể. Để đảm bảo buổi khai trương suôn sẻ mà không gặp trở ngại nào, hãy đảm bảo nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng, các nhà cung cấp cho buổi lễ đã được liên hệ để chuẩn bị trước nhiều tuần nhằm cung cấp đầy đủ dịch vụ giải trí và ẩm thực.

Vẫn còn nhiều yếu tố khác tác động đến việc tổ chức lễ khai trương, tuy nhiên trên đây là những điều cốt lõi bạn cần nắm rõ và chú ý chi tiết hơn. Sự kiện chắc chắn sẽ thành công và tạo được tiếng vang lớn đối với khách hàng tiềm năng cũng như nhà đầu tư nếu được chuẩn bị chu đáo, cẩn thận. Do đó, hãy cố gắng dành thời gian và công sức để tạo được ấn tượng đầu tiên thật ấn tượng.

►► Xem thêm: Lễ khánh thành là gì? Những lưu ý khi tổ chức sự kiện khánh thành