06 tip lập kế hoạch cho sự kiện khai trương của doanh nghiệp

Sau nhiều ngày, nhiều tháng thậm chí nhiều năm để chuẩn bị bạn đã sẵn sàng giới thiệu thương hiệu/sản phẩm của mình ra thị trường mới. Vì thế, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương càng không thể nào sơ sài và được thực hiện trong một sớm một chiều.

Một khi đã chuẩn bị kỹ càng với một bảng kế hoạch chi tiết cùng sự chuẩn bị trước cho những trường hợp ngoài dự kiến không chỉ giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp, qua đó tạo ra được ấn tượng tốt ngay từ ban đầu với khách hàng tiềm năng cũng như nhà đầu tư. 

Để có được kịch bản khai trương khoa học và tốt nhất, hãy cùng tìm hiểu qua 06 tip cần thiết để doanh nghiệp tham khảo.

Đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện khai trương

Mọi khía cạnh của hoạt động marketing đều cần thiết có mục tiêu, vì vậy, tổ chức sự kiện khai trương cũng không thể nằm ngoại lệ. Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch cho một sự kiện mang tầm quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, bạn nên đặt ra các mục tiêu hữu hình, chẳng hạn như nhận thông tin liên hệ từ một số đối tượng nhất định, và các mục tiêu vô hình, như nâng cao nhận thức của khách hàng và nhà đầu tư về thương hiệu.

Nhìn chung, mục tiêu của doanh nghiệp phải là thu hút khách hàng, xây dựng mối quan hệ và tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ, vì vậy bạn nên đưa ra những quyết định thật là cẩn thận và chính xác.

Bắt đầu lên kế hoạch từ sớm

Khi tổ chức sự kiện khai trương nên được lên kế hoạch càng sớm càng tốt vì cần có thời gian để tất cả chi tiết được tổng hợp lại trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Nếu đang có kế hoạch tổ chức buổi lễ, bạn cần phải đặt dịch vụ ngay lập tức, vì rất khó tìm được dịch vụ tổ chức như ý muốn nếu đặt sát ngày tổ chức, chưa tính đến chuyện mọi việc bị tồn động vào thời điểm ngay sát giờ tổ chức do không có kế hoạch kỹ lưỡng từ trước.

Cần thiết bám sát ngân sách

Fit SmallBusiness - một blog nổi tiếng dành cho doanh nghiệp - khuyên bạn nên dành ra 20% ngân sách marketing của năm đầu tiên cho sự kiện khai trương của mình. Bạn sẽ muốn có đủ kinh phí để quảng cáo của doanh nghiệp mình được xem nhiều trong hai tuần trước khi sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, bạn không nên chi nhiều đến mức không còn chi phí quảng cáo nào cho thời gian còn lại của năm - thể hiện một sự tính toán không khôn ngoan và khoa học.

Nghi thức cắt băng khai trương

Bằng cách phân bổ 20% ngân sách marketing của năm, bạn sẽ có đủ chi phí để tổ chức một sự kiện quan trọng mà không gặp trắc trở nào. Ngoài ra, chi phí ăn uống và giải trí có thể tăng lên nhanh chóng trong quá trình tổ chức lễ khai trương, vì vậy, điều cần thiết là bạn nên tạo ngân sách và chi trả một cách thật hợp lý.

Đảm bảo có các loại bảo hiểm phù hợp

Bảo hiểm doanh nghiệp đảm bảo cho bạn và các nhân viên trong trường hợp xảy ra thương tích hoặc thiệt hài về tài sản của doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện khai trương có tầm quan trọng với việc kinh doanh. Các doanh nghiệp cần đảm bảo tối thiểu các loại bảo hiểm sau đây:

● Bảo hiểm trách nhiệm

● Bảo hiểm tài sản

● Bảo hiểm xe cộ

● Bảo hiểm người lao động

Tích cực quảng cáo trước sự kiện

Khoảng hai tuần trước khi chính thức tổ chức lễ khai trương, bạn nên bắt đầu quảng cáo trong cộng đồng địa phương của mình và các nền tảng xã hội khác.

Champagne chúc mừng lễ khai trương

Tất cả các thông điệp và hình ảnh đồ họa phải nhất quán với thương hiệu của bạn, đồng thời nỗ lực quảng bá sự kiện của doanh nghiệp trên đa dạng các nền tảng như: 

Radio: Một số đài phát thanh yêu cầu ký hợp đồng quảng cáo dài hạn, một số khác cho phép doanh nghiệp thực hiện quảng bá trong thời gian ngắn hơn. Vì thế hãy chuẩn bị thật kỹ càng và liên hệ cho bên đài phát thanh thật sớm để có được lịch trình quảng bá thương hiệu suôn sẻ.

Gửi thư trực tiếp: Tuy có chút tốn kém nhưng việc gửi thư khách hàng bằng mã zip của doanh nghiệp có thể là một cách hiệu quả để tạo tiếng vang cho buổi sự kiện khai trương.

Tờ rơi quảng cáo: Trước sự kiện, hãy thiết kế và in tờ rơi quảng cáo để phân phát trong khu vực kinh doanh mà bạn đang hướng tới. Bạn có thể đặt chúng tại bảng tin cộng đồng hoặc bất kỳ nơi nào được cho phép đặt tờ rơi.

Mạng xã hội: Đây hiện là một trong những phương tiện quảng bá sự kiện và sản phẩm hiệu quả và được sử dụng nhiều trong thời gian gần đây.Quảng cáo trực tuyến Facebook nhắm mục tiêu được hiển thị cho những người có nhân khẩu hoặc mã zip cụ thể, qua đó đảm bảo được đối tượng đang xem quảng cáo của bạn.

Thông cáo báo chí: Trước sự kiện khai trương, hãy chuẩn bị thông cáo báo chí cung cấp chi tiết thông tin về những gì mà người tham dự có thể mong đợi, gồm:

● Chi tiết lễ cắt băng khánh thành

● Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

● Đồ ăn, giải trí và quà tặng miễn phí

● Bổ sung thêm thông tin liên quan đến doanh nghiệp của bạn

Tea-break không thể thiếu cho sự kiện khai trương

Cung cấp nhân sự giải trí và thực phẩm

Để tổ chức sự kiện khai trương thành công, bạn phải cung cấp cho mọi người lý do để tham dự. Cung cấp đồ ăn miễn phí là nơi bắt đầu tốt nhất vì hầu hết mọi người sẽ chấp nhận ra khỏi nhà vì lý do đồ ăn miễn phí. Bạn cũng nên giới thiệu một số hình thức giải trí tại sự kiện của mình. Tùy thuộc vào đối tượng, bạn cần xác định xem cần cung cấp hình thức giải trí dành cho người lớn hoặc các lựa chọn phù hợp cho gia đình.

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần một phạm vi giải trí đa dạng hơn cho cả người lớn và gia đình, vì vậy hãy cân nhắc đối tượng khách hàng lý tưởng của doanh nghiệp và lên kế hoạch phù hợp.

Việc tổ chức sự kiện khai trương sẽ góp phần thúc đẩy phát triển cơ sở kinh doanh mới của bạn. Ngay cả khi không có nguồn kinh phí lớn, bạn vẫn có thể tổ chức được một buổi lễ thành công. Các sự kiện nên tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và cho tệp khách hàng tiềm năng thấy được sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp bạn.