Những bước quan trọng để tổ chức lễ khai trương thành công cho doanh nghiệp

Tổ chức lễ khai trương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quảng bá và giới thiệu thương hiệu mới, một địa chỉ mới đến với tệp khách hàng tiềm năng. Vì thế, buổi lễ này là hình thức không thể loại bỏ hay thay thế trong bất kỳ bối cảnh nào.

Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp sẽ gây được nhiều ấn tượng với đối tượng khách hàng tiềm năng

Nếu bạn muốn tổ chức một lễ khai trương hoành tráng, ấn tượng và thu hút sự quan tâm của công chúng, một kế hoạch chu đáo và khoa học với những bước thực hiện chi tiết là điều không thể thiếu vì đây chính là chìa khóa quan trọng mở ra một buổi lễ thành công và tốt đẹp.

1. Tại sao doanh nghiệp nên tổ chức lễ khai trương?

Lễ khai trương là một sự kiện xã hội nhằm giới thiệu đến cộng đồng một doanh nghiệp mới, một cơ sở hoặc một thương hiệu mới. Luôn là sự kiện không thể thiếu cho giai đoạn bắt đầu nhằm thu hút truyền thông cũng như tạo tiếng vang với khách hàng, sự kiện này luôn được các doanh nghiệp chú trọng và đầu tư về mọi mặt. 

Dưới đây là một số lý do chính giúp việc tổ chức lễ khai trương trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp.

1.1 Thu hút khách hàng mới

Một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương là để thu hút khách hàng mới. Bằng cách tạo ra sự thu hút mạnh mẽ với một cửa hàng mới trong một khu trung tâm thương mại hoặc khu phức hợp bán lẻ, các doanh nghiệp có thể thu hút người mua sắm - những người trước đó có thể không biết rằng cửa hàng/chi nhánh mới được mở cửa. 

Một chiến thuật khác được sử dụng trong buổi lễ để khuyến khích người mua sắm là đưa ra mức giá ưu đãi đặc biệt hoặc phát voucher cho những người trong khu vực.

1.2 Thu hút sự chú ý truyền thông

Bên cạnh việc thu hút sự chú ý của công chúng, buổi lễ còn có mục đích kéo về sự quan tâm của truyền thông. Các tờ báo địa phương, đài truyền hình hoặc chương trình phát thanh thường đưa tin về sự xuất hiện của một doanh nghiệp mới trong khu vực của mình (nếu đủ sức thu hút).

Khách VIP phát biểu tại Lễ Khai Trương

Các phòng thương mại cũng làm việc với các doanh nghiệp địa phương để quảng bá sự ra mắt của họ thông qua các nghi thức cắt băng khai trương trang trọng và các cơ hội chụp ảnh.

1.3 Thúc đẩy thiện chí với các doanh nghiệp khác

Tổ chức lễ khai trương cũng có thể là một cách để thúc đẩy mối quan hệ với một/nhiều doanh nghiệp khác trong địa phương. Điển hình là các cộng đồng nơi có nhiều doanh nghiệp nhỏ, việc tương tác với chủ các doanh nghiệp khác là hoàn toàn có lợi cho đôi bên. Tổ chức sự kiện này cho phép các doanh nghiệp lân cận tìm hiểu thêm về cửa hàng của bạn và thậm chí giới thiệu cho khách hàng mà họ có mối quan hệ. 

2. 04 bước quan trọng để tổ chức lễ khai trương

Để tiện cho việc lên kế hoạch một cách rõ ràng và logic, bạn cần nắm rõ những bước cần thiết phải có và những bước có thể bỏ qua nếu không có đủ kinh phí và thời gian để thực hiện. Dưới đây là 04 bước mà bất kỳ bảng kế hoạch mà buổi lễ nào cũng cần phải thực hiện.

2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng tham dự

Một buổi lễ ra mắt không đơn thuần chỉ là giới thiệu sản phẩm, thương hiệu của mình đến nhóm khách hàng tiềm năng mà còn là cơ hội để quảng bá thương hiệu tới các đối tác và nhà đầu tư, qua đó mở ra những cơ hội kinh doanh mới trong tương lai.

Bên cạnh người thân, bạn bè nhân viên, người tham dự buổi lễ quan trọng này còn có đối tác và khách hàng tiềm năng. Vì thế bạn cần phải xác định mức độ bao phủ và chất lượng của từng loại sản phẩm để có thể tổ chức một cách hiệu quả và ấn tượng.

2.2 Ước tính ngân sách

Sau khi cân nhắc phương thức tổ chức sự kiện khai trương, bạn cần xem xét đến vấn đề kinh phí cho sự kiện để có thể đưa ra những phương án và ý tưởng phù hợp, nằm trong tầm kiểm soát.  

Đối với một sự kiện quan trọng, có ý nghĩa về mặt tinh thần và quảng bá bạn không nên quá tiết kiệm, thay vào đó hãy cố gắng đầu tư để xây dựng hình ảnh ấn tượng trong mắt nhà đầu tư và khách hàng, qua đó tạo được tiếng vang trong khu vực.

2.3 Lên kế hoạch cho sự kiện

Bạn cần lên kế hoạch chi tiết và cụ thể từ cách bố trí mặt bằng cho đến các phương án dự phòng trong những trường hợp khẩn cấp. Thông thường, lễ khai trương được tổ chức tại địa điểm của công ty, tổ chức hoặc cửa hàng nên rất cần thiết để thiết kế và trang trí không gian sao cho ấn tượng và thu hút. 

Bạn nên có thiết kế riêng cho các khu vực như khu lễ tân, khu tiệc, khu trưng bày sản phẩm,... Bên cạnh đó, việc thiết kế banner, poster, backdrop cũng cần phải được thực hiện một cách sáng tạo và chu đáo bởi các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm thu hút và gây tò mò nơi khách hàng bằng phương tiện hình ảnh.

Một yếu tố quan trọng khi tổ chức lễ khai trương mà bạn bắt buộc phải cẩn thận là lựa chọn thực phẩm, đồ uống thích hợp đến từ các nhà cung cấp uy tín và có chất lượng cao. 

Đừng quên xây dựng kịch bản thay thế cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra, giúp cho quá trình buổi lễ diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp.

2.4 Tiến hành thực hiện sự kiện

Có được bản kế hoạch đầy đủ vẫn chưa thể đảm bảo sự kiện diễn ra được như ý muốn, khi trong quá trình thực hiện bạn sẽ gặp phải những vấn đề trong việc giải quyết các công việc nhỏ như mời khách, in ấn, gửi thư, trang trí không gian, bày trí sản phẩm, sắp xếp tiệc, thuê thiết bị, chuẩn bị tiết mục văn nghệ, …

Có thể nói quá trình tổ chức lễ khai trương không hề đơn giản chút nào đặc biệt đối với những người mới lần đầu thực hiện, vi thế yêu cầu bạn cần có sự tìm hiểu kỹ càng và lên kế hoạch chi tiết trước khi tiến hành.