Lễ khánh thành là gì? Những lưu ý khi tổ chức sự kiện khánh thành

Việc tổ chức lễ khánh thành không chỉ mang tính chất thông báo sự hoàn tất quá trình xây dựng một công trình và sẵn sàng đi vào hoạt động, mà còn mang tính chất tinh thần cầu mong sự “thuận buồm xuôi gió” cho hành trình phía trước của công trình. Bài viết này sẽ giúp độc giả có cái nhìn khách quan và tổng quát về sự kiện thông qua việc trả lời cho câu hỏi “Lễ khánh thành là gì?”.

Nghi thức cắt băng khánh thành

Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (tiếng Anh Inauguration Ceremony) là sự kiện có tính chất quan trọng đối với doanh nghiệp với mục đích đánh dấu sự hoàn thành của một dự án hoặc công trình xây dựng, và chuẩn bị chính thức đưa vào hoạt động. Đây là cột mốc đánh dấu sự kết thúc của quá trình xây dựng và sự khởi đầu cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Việc tổ chức lễ khánh thành là bước chuyển giao giai đoạn của dự án đầy tâm huyết của doanh nghiệp/tổ chức từ bước xây dựng sang bước kinh doanh.

Không đơn giản chỉ là sự thông báo tới các nhà đầu tư, đối tác và khách hàng, buổi lễ còn là một sự khẳng định về vị thế của công trình, tiềm năng phát triển trong tương lai. Mọi ánh nhìn đều đổ dồn vào sự kiện, nên rất cần thiết để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, đầu tư và quy mô của dự án thông qua cách thức chuẩn bị tổ chức và xử lý tình huống trong suốt sự kiện.

Ý nghĩa của việc tổ chức buổi lễ khánh thành

Như đã được nêu trong phần “Lễ khánh thành là gì?”, sự kiện có tính chất vô cùng quan trọng đối với sự phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp/tổ chức.

Bất kỳ một hoạt động nào trong kinh doanh đều có lý do cho sự quan trọng của mình, nếu lễ động thổ là sự xin phép các vị thổ công để quá trình xây dựng được diễn ra thuận lợi, thì lễ khánh thành đánh dấu sự hoàn thành của giai đoạn trước và sự khởi đầu cho một giai đoạn hoàn toàn mới, đầy hứa hẹn.

Để có cái nhìn rõ nét và sâu sắc hơn về sự kiện này, hãy cùng điểm qua giá trị tinh thần và vật chất của nó đối với doanh nghiệp nói chung và sự phát triển kinh doanh của cơ sở nói riêng.

Xét về mặt tinh thần: Sự kiện là thời khắc quan trọng đánh dấu đứa con tinh thần của doanh nghiệp - dự án xây dựng - đã được hoàn thành suôn sẻ và chính thức đi vào hoạt động trên thị trường. Cột mốc này thể hiện niềm vui và tự hào của doanh nghiệp và nhà đầu tư khi công trình tốn nhiều công sức và trí lực trong một thời gian xây dựng lâu dài đã có thể khoe mình với công chúng và khách hàng.

Lễ khánh thành là thời khắc quan trọng đánh dấu đứa con tinh thần của doanh nghiệp

Tuy được diễn ra trong thời gian ngắn nhưng sức ảnh hưởng của buổi lễ là không thể xem thường, bởi nó được tổ chức để cầu may mắn, “thuận buồm xuôi gió” và sinh lời trong thời gian ngắn nhất bên cạnh các đặc điểm được nêu ra trong “Lễ khánh thành là gì?”.

Xét về mặt truyền thông: Tương tự như buổi lễ khai trương, khánh thành cũng có lợi ích trong việc giới thiệu và quảng bá thương hiệu với công chúng, nhằm tăng độ nhận diện của sản phẩm. Như vậy, sự kiện chứa ý nghĩa lớn trong chiến dịch PR và quảng bá của doanh nghiệp.

Chính vì có ý nghĩa về mặt truyền thông, sự kiện được xem là bộ mặt đại diện cho doanh nghiệp/công ty để xuất hiện trước báo chí và cơ sở truyền thông công chúng.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện khánh thành

Mang trong mình trọng trách cao cả xét cả về mặt tinh thần lẫn truyền thông, buổi lễ khánh thành tuy diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhưng cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết. Vậy bên cạnh việc tìm hiểu lễ khánh thành là gì, thì doanh nghiệp cần lưu ý những điều gì trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện?

Cần có ý tưởng rõ ràng và chủ đề cụ thể cho buổi lễ

Với tầm quan trọng của mình và hứa hẹn thu hút nhiều ánh nhìn trong suốt buổi lễ, rất cần thiết để doanh nghiệp có sự thống nhất và sáng tạo về chủ đề sao cho phù hợp nhưng vẫn đủ gây ấn tượng. Điểm nhấn của sự kiện - nội dung chương trình - phải thu hút và đặc biệt thì mới có đủ khả năng lôi kéo khách hàng tiềm năng, và kích thích sự tò mò của giới đầu tư.

Tính toán danh sách và số lượng khách mời

Số lượng khách mời mang tính quyết định tới quy mô và chất lượng của buổi lễ. Doanh nghiệp cần lên danh sách chi tiết phạm trù mời khách để người tổ chức có thể xác định nên tổ chức sự kiện theo tính chất như thế nào, qua đó tạo hiệu quả cao hơn cho lễ khánh thành.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết xác định nên mời những khách hàng tiềm năng nào, đối tác như thế nào đến dự cũng như có phương án giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách tự nhiên và phù hợp nhất.

Quá trình chuẩn bị cho lễ khánh thành sang xịn mịn là yếu tố vô cùng quan trọng

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho buổi lễ

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần có kịch bản chi tiết và rõ ràng, bởi điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm của người tổ chức, tạo bước tiền đề cho sự thành công trong hành trình phía trước. Vì thế, nếu muốn sự kiện diễn ra suôn sẻ và thu được hiệu quả tức thì, bạn cần hiểu rõ lễ khánh thành là gì, sau đó chuẩn bị kịch bản chuẩn bị chi tiết nhất có thể, bao gồm cả cách ứng phó trong một số trường hợp bất ngờ.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên các hạng mục cụ thể cho sự kiện, bao gồm:

● Xin chính quyền địa phương giấy phép tổ chức sự kiện

● Design: sân khấu, poster, standee, cổng chào,...

● Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho sự kiện: âm thanh, ánh sáng, hoa tươi, đồ trang trí, đồ uống,...

● Sắp xếp MC phù hợp, ca sĩ khuấy động không khí buổi lễ

● Lên kế hoạch quảng bá và giới thiệu về sự kiên trước khi diễn ra, nhằm thu hút truyền thông cũng như khách hàng tiềm năng

Có sự dự trù ngân sách 

Một trong những việc quan trọng có ảnh hưởng tới sự thành công hay thất bại của lễ khánh thành đó là ngân sách cho buổi lễ. Bạn cần tính toán thật kỹ lưỡng về vấn đề dành chi phí bao nhiêu để tổ chức và lên kế hoạch chi tiết cho từng mảng của buổi lễ sao cho vừa đủ chi phí dự kiến đó. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần dành một khoản dự phòng cho những trường hợp khẩn cấp phát sinh trong lúc diễn ra sự kiện.

Đối với công việc kinh doanh, lễ khánh thành và khai trương là những sự kiện quan trọng mà không thể được tiến hành một cách sơ sài. Vừa mang ý nghĩa tinh thần vừa thể hiện sức mạnh truyền thông, buổi lễ là kết quả của cả một quá trình chuẩn bị lâu dài và kỳ công, cũng như là thành quả cho một chặng đường dài để lên kế hoạch và xây dựng công trình.

Hy vọng với những thông tin được nêu trong bài, bạn đọc đã hiểu rõ hơn lễ khánh thành là gì và lý do vì sao doanh nghiệp nên bỏ thời gian cũng như công sức để chuẩn bị cho sự kiện đó.