06 sai lầm mắc phải khi tổ chức sự kiện khai trương và khánh thành

Việc tổ chức sự kiện khánh thành & khai trương không thể tránh khỏi những lúc mắc sai lầm do quá trình chuẩn bị và diễn ra có nhiều công đoạn được thực hiện chồng chéo lên nhau. Để có được một buổi lễ thành công và trọn vẹn, không chỉ có kịch bản chi tiết mà doanh nghiệp nên dự đoán được những trường hợp ngoài dự đoán có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn phương án dự phòng.

Vì thế, bài viết này sẽ mang đến cho bạn một số sai lầm thường mắc phải khi tổ chức sự kiện đánh dấu một khởi đầu mới trong hành trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem và chọn ngày, giờ không phù hợp

Vốn dĩ sự kiện khai trương và khánh thành được tổ chức một phần vì lý do văn hóa phương Đông với ý niệm cầu mong sự “thuận buồm xuôi gió” cho công việc kinh doanh trong tương lai. Chính vì thế những yếu tố xem ngày, giờ cũng như phong thủy có ý nghĩa đóng vai trò quan trọng và không được thực hiện sơ sài. Nếu chọn được ngày tốt, giờ tốt, hướng phong thủy phù hợp để làm lễ cúng các vị thần, sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi, công việc làm ăn sau này của doanh nghiệp sẽ được phù hộ để phát triển nhiều hơn nữa.

Về mặt phong thủy, nếu ngày giờ được chọn hợp mệnh với gia chủ, thì công việc sẽ làm ăn phát đạt, ngược lại nếu trúng vào ngày giờ xấu thì doanh nghiệp sẽ gặp trở ngại và trắc trở. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cân nhắc và chọn thời gian tiến hành phù hợp với khung giờ của khách mời và người tham dự, có thể cuối tuần - thời điểm hầu như mọi người đều có thời gian rảnh.

Không kiểm tra kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng trước khi diễn ra sự kiện

Để tổ chức lễ khánh thành - lễ khai trương, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị khá nhiều thiết bị điện tử nhằm tăng sức hút về mặt mỹ quan cũng như nổi bật sự kiện và lôi kéo sự chú ý của truyền thông. Tuy nhiên, một lỗi thường hay bị bỏ sót trong quá trình chuẩn bị chính là không chuẩn bị kỹ càng các thiết bị kỹ thuật, âm thanh và ánh sáng, chẳng hạn như mic không nói được, âm lượng nhỏ và không sạch, ánh sáng không phù hợp,...gây ảnh hưởng sâu sắc đến tiến độ chuẩn bị và bộ mặt của doanh nghiệp.

Bỏ qua công đoạn dự trù kinh phí cho buổi lễ

Một trong những yếu tố quan trọng và cần được lên kế hoạch ngay từ đầu chính là dự trù chi phí cho buổi lễ. Việc sự kiện được tổ chức với chi phí nằm trong dự trù đã là một sự thành công lớn đối với người tổ chức. Tuy nhiên, đây cũng là một sai lầm mà các doanh nghiệp bỏ quên.

Yếu tố quan trọng và cần được lên kế hoạch ngay từ đầu chính là dự trù chi phí cho buổi lễ

Nắm vai trò chủ chốt cho tổ chức lễ khánh thành - lễ khai trương, doanh nghiệp cần phải bàn luận để đưa ra mức chi tiêu nhất định. Cụ thể, sau khi đã xác định được tổng kinh phí cho buổi lễ, doanh nghiệp tiến đến lập bản dự trù và chia nhỏ số tiền cho từng giai đoạn và công việc cụ thể. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải bỏ ra thêm 10% tổng số tiền chi cho buổi lễ để dự trù trong những trường hợp bất ngờ xảy đến khi tổ chức.

Chuẩn bị sơ sài/không có kịch bản hợp lý cho sự kiện khai trương và khánh thành

Tuy nghe có vẻ vô lý nhưng vẫn còn tồn tại một số doanh nghiệp/tổ chức không có kịch bản cụ thể cho buổi lễ khai trương/khánh thành, nếu có thì không được chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Sai lầm này không những khiến cho việc chuẩn bị và tổ chức gặp nhiều rắc rối cũng như tốn thời gian để giải quyết, mà còn thể hiện khía cạnh thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp - điều khiến khách hàng và đối tác dễ dàng bị mất niềm tin.

Vì thế, một khi đã xác định sẽ có sự kiện mang tính chất quan trọng này, bạn phải đưa ra cái nhìn tổng quát nhất, sau đó đi sâu vào từng chi tiết cũng như đặt deadline cụ thể cho từng giai đoạn và phân chia nhân sự đảm nhận sao cho phù hợp. Với kịch bản rõ ràng, logic và chi tiết, việc chuẩn bị được tiến hành suôn sẻ và nhanh gọn hơn, sự kiện cũng vì thế thành công tốt đẹp, tạo bàn đạp mạnh mẽ cho sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện không phù hợp

Có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, kịch bản chi tiết cùng ngày giờ tổ chức đẹp, điều cuối cùng nhưng cũng mang tính quyết định chính là phó thác cho công ty tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, do tiết kiệm chi phí, không có nhiều thời gian tìm hiểu hoặc do một lý do khách quan nào đó, doanh nghiệp đưa ra lựa chọn công ty tổ chức không “bắt sóng” được với lý tưởng của sự kiện khai trương và khánh thành hoặc không phù hợp với concept mà bạn hướng tới.

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi lễ

Sự sai lầm này có thể khiến bạn không thoải mái trong suốt buổi lễ, hoặc nghiêm trọng hơn là truyền tải sai điều bạn muốn truyền tải. Chính vì vậy, đừng chủ quan trong vấn đề lựa chọn nơi chịu trách nhiệm tổ chức cho bạn, thay vào đó cần tìm hiểu thật kỹ lưỡng về phong cách tổ chức và mức độ tin cậy của bên tổ chức sự kiện.

Trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương và khánh thành, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sai lầm. Thay vì hoang mang không biết xử lý như thế nào, hãy bình tĩnh và nhờ sự trợ giúp từ những chuyên gia tổ chức sự kiện để có được quyết định đúng đắn.

►► Xem thêm: Khánh thành nhà máy Bia Sài Gòn 800 tỷ tại Bến Tre