Ngày đăng: 07-05-2022
Tôi dám chắc, lúc nào cũng sẽ có người này hay người kia thích bản kế hoạch và bộ thiết kế cuối cùng trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện hơn những người còn lại. Chẳng có vấn đề gì về chuyện này cả.
Không thể lúc nào cũng chiều lòng tất cả mọi người, vì vậy, hãy chọn ra một người đại diện sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi hơn. Nếu không có người nào ghét bản thiết kế, thì khả năng cao là cũng chẳng có ai yêu nó, nhưng điều đó cũng chẳng sao.
Việc suy nghĩ theo nhóm không những cản trở công việc sáng tạo cho sự kiện đó, mà còn gây hại cho nổ lực hợp tác. Các quyết định liên quan đến kế hoạch và chuyện thiết kế ý tưởng, content, dựng phim và những thứ tương tự như vậy thường mang tính chủ quan rất cao và những người không có chuyên môn thường cảm thấy tự tin hơn khi đưa ra ý kiến của mình. Và tất nhiên, mỗi người đều có những sở thích đặc trưng riêng, nên bất kỳ quyết định nào do cả một hội đồng đưa ra thường sẽ là kết quả của quá trình thương lượng nhường nhịn lẫn nhau, từ đó dẫn đến thiếu tầm nhìn cụ thể.
Định hướng tầm nhìn không phải là một hoạt động nhóm, và nếu cả nhóm cùng làm thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến khả năng tạo ra những kết quả vĩ đại. Hãy chọn ra một hoặc hai người nắm vai trò quyết định cuối cùng trong quá trình chuẩn bị tổ chức event. Vì họ là những người được trao quyền sở hữu tiếng nói cuối cùng nên họ sẽ phải dành nhiều tâm sức hơn trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện nhằm đảm bảo tiến trình diễn ra thuận lợi.
Người đó sẽ đảm nhận trách nhiệm của mình một cách nghiêm túc hơn là cả một nhóm mười người mà trong đó, mỗi người chỉ có một phần mười quyền làm chủ. Sự sắp đặt này không có nghĩa là những người khác không có quyền đưa ra ý kiến. Một sự hợp tác tốt sẽ mang lại đầy đủ cơ hội để các bên có liên quan trao đổi với nhau. Nhưng chắc chắn, các nhân viên chịu trách nhiệm sáng tạo sẽ biết cách cân nhắc các ý kiến một cách phù hợp để phát triển dự án.
Một việc quan trọng phải làm nữa trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện là giúp mọi người trong cuộc hiểu rõ vai trò của người đưa ra quyết định cuối cùng, và nắm bắt kỹ càng quy trình phê duyệt nói chung.
Điều chúng tôi sợ nhất là một “người quyết định bù nhìn”. Một lần nọ, ekip lên kế hoạch tổ chức sự kiện chúng tôi trãi qua rất nhiều vòng thuyết trình, lắng nghe ý kiến, chỉnh sửa trước khi có thể làm hài lòng một người mà chúng tôi đã nghĩ là người định đoạt “sinh sát” mọi chuyện.
Nhưng đến lúc đó, chúng tôi mới biết đến một nhân vật bí ẩn, người sở hữu quyền phê duyệt tối thượng và có cách nhìn vấn đề hoàn toàn khác. Nếu biết trước mà có thêm một tầng phê duyệt nữa, chúng tôi đã có cách điều chỉnh thời gian và công việc để phù hợp với bước này. Thay vào đó, chúng tôi phải bất ngờ thay đổi theo một hướng khác.
Ở một vài trường hợp, người ta dễ dàng hiểu rằng, người quyết định cuối cùng thường không bao giờ tham gia vào bất kỳ buổi họp nào. Trong trường hợp như vậy, bạn cần phải nói cho chúng tôi biết người đó là ai và ai là người sẽ quyết định người đó muốn thấy gì.
Liên hệ
