Ngày đăng: 07-05-2022
Bản tóm tắt nội dung công việc (Brief) tổng hợp ngắn gọn thông tin mục đích của dự án trước khi gửi cho công ty tổ chức sự kiện. Nó sẽ cung cấp thông tin cũng như nhắc nhở tất cả mọi người (bao gồm cả các vị sếp) điểm then chốt của sự kiện.
Về cơ bản, đó là một bản tóm tắt cả những gì chúng ta vừa đề cập đến: vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu quan trọng nhất hay các mặt vấn đề cần cân nhắc. Chuẩn bị bản tóm tắt nội dung công việc sẽ mất thêm chút thời gian và công sức, nhưng chắc chắn là xứng đáng.
Nhưng trước khi đơn vị tổ chức event nhận được, tất cả những người liên quan đến dự án cần phải thống nhất với nhau về nội dung của bản tóm tắt đó. Nếu không thì sẽ xảy ra tranh cãi về những điểm quan trọng sau khi công việc đã bắt đầu.
Việc này sẽ làm chậm tiến độ, biến tất cả chúng ta từ những người lạc quan thành những kẻ thích chỉ trích. Quan trọng là chắc chắn tiêu hao nhiều tiền bạc của bạn.
Một bản tóm tắt nội dung công việc không cần phải tuân theo khuôn mẫu, cấu trúc gì cả. Dù có là một văn bản thể hiện ý tưởng rõ ràng hay danh sách các gạch đầu dòng thì đều ổn. Chỉ cần bản tóm tắt đó chứa đủ thông tin trả lời cho hầu hết các câu hỏi dưới đây:
- Dự án sự kiện sắp tới sẽ gặp phải thách thức gì?
- Vì sao bạn lại muốn tổ chức sự kiện vào lúc này?
- Các mục đích của sự kiện là gì?
- Tình hình hiện tại của dự án ra sao?
- Đâu là đối tượng khách hàng cơ bản của sự kiện?
- Bạn biết được gì về đối tượng khách hàng nêu trên?
- Sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp có gì đặc biệt?
- Nếu dùng ba tính từ để miêu tả các hành động, phản ứng lý tưởng của khách hàng khi tiếp xúc sản phẩm hay dịch vụ của bạn, thì đó là những gì?
- Tiến độ của dự án ra sao?
- Đâu là những công việc cần phải thực hiện?
- Các yêu cầu về mặt pháp lý và kỷ thuật của dự án như thế nào?
- Còn bất kỳ điều gì liên quan đến dự án mà đơn vị tổ chức sự kiện cần biết không?
- Khát khao và ước vọng của bạn qua sự kiện này là gì?
Đúng, mục tiêu của dự án có thể thay đổi, chuyện này là hoàn toàn bình thường. Tất cả các sản phẩm sáng tạo như thiết kế đồ họa, kiến trúc, content, concept đều là những quá trình, nhưng chúng sẽ diễn ra thuận lợi hơn nhiều nếu tất cả chúng ta đều bắt đầu tại cùng một thời điểm.
Nhờ vào bản Brief này, không ai phải tự ghi nhớ những điều được thảo luận trước đó (thậm chí đôi khi trí nhớ của ta vẫn bị sai lệch so với thực tế). Vì tất cả thông tin nên có sẵn trong bản tóm tắt nội dung công việc.
Liên hệ
