Việc thành lập Team tổ chức sự kiện có thể được tiến hành trước khi lập dự toán, chương trình và sáng tạo các ý tưởng cho sự kiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt khi có sự tách biệt về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện và việc chuẩn bị, thực hiện sự kiện Team tổ chức sự kiện có thể được thành lập sau khi đã có các kế hoạch tổ chức sự kiện tương đối hoàn chỉnh.
Ở Việt Nam, trong Team tổ chức sự kiện thường có các thành viên (hoặc chủ yếu) trực tiếp lập kế hoạch tổ chức sự kiện tham gia vào Team tổ chức sự kiện.
Team tổ chức sự kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình trong quá trình tổ chức sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức hoặc với những cách gọi khác như quản lý sự kiện (event manager), trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên trong Team cũng như trong quá trình thực hiện sự kiện.
Công ty sự kiện tại Tp.Hồ Chí Minh
Trong trường hợp, khi nhà đầu tư đã ký kết hợp đồng thuê và ủy quyền cho Công ty tổ chức sự kiện. Team tổ chức sự kiện được thành lập từ quyết định của Công ty tổ chức sự kiện, tuy nhiên nhà đầu tư sự kiện cũng có thể yêu cầu có một hay một số thành viên thuộc đơn vị của mình tham gia vào ban tổ chức sự kiện, các thành viên này thường tham gia ban tổ chức sự kiện với tư cách giám sát là chính (điều này phải được thỏa thuận trước trong hợp đồng). Trong trường hợp có các thành viên của chủ đầu tư sự kiện tham gia vào ban tổ chức sự kiện, cần mô tả rõ và thống nhất với chủ đầu tư sự kiện về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên này tránh trường hợp chồng chéo và cản trở các hoạt động tổ chức sự kiện.
|
