Tổ chức sự kiện & Mục tiêu của sự kiện: Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, công ty tổ chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện. Mục tiêu của sự kiện như một mốc kích thích cho mọi nỗ lực của các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện, mặt khác nó được sử dụng như một công cụ để đánh giá, kiểm soát các hạng mục công việc trong sự kiện.
Mục tiêu của sự kiện thường do nhà đầu tư sự kiện đưa ra, tuy nhiên đó chỉ là những mục tiêu cụ thể. Với kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực tổ chức sự kiện công ty tổ chức sự kiện nên tìm hiểu mục tiêu cao hơn của việc tổ chức sự kiện (mà mục tiêu của sự kiện chỉ là một phần để đạt được mục tiêu cao hơn này) để từ đó có sự tư vấn cho nhà đầu tư sự kiện. Ví dụ: với mục đích chiến lược là mở rộng thị phần trên một địa bàn nào đó, nhà đầu tư sự kiện quyết định mở một chiến dịch giới thiệu sản phẩm và các trò chơi có thưởng với mục tiêu cụ thể hơn là tạo hình ảnh tốt đẹp với khách hàng. Công ty tổ chức sự kiện sau khi nghiên cứu có thể tư vấn cho nhà đầu tư sự kiện xem xét lại mục tiêu của các sự kiện định tổ chức nói trên là không chỉ tạo hình ảnh tốt đẹp với khách hàng mà còn thêm mục đích xúc tiến thương mại, quảng cáo sản phẩm đến khách hàng.
Việc bổ sung, thay đổi mục đích sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình, nội dung của sự kiện dự định sẽ được tổ chức. Ngoài ra, do tính chất quyết định cũng như mức độ ảnh hưởng của mục tiêu sự kiện đến toàn bộ các hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện như: xây dựng chương trình, sáng tạo các ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị và triển khai thực hiện các hạng mục công việc trong sự kiện... do đó việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng, cũng như mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất, tính khả thi là hết sức quan trọng.
Các yêu cầu của mục tiêu trong tổ chức sự kiện
Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (mục tiêu chính đáng). Mục tiêu của sự kiện cần phải mang một ý nghĩa đích thực phù hợp với các mục tiêu chung của đời sống xã hội. Đây là điều kiện cần để tổ chức thành công một sự kiện và đạt được mục tiêu mà nhà đầu tư sự kiện đưa ra, đảm bảo mang lại các lợi ích chính đáng cho những thành phần tham gia sự kiện.
Với các mục tiêu đi ngược với mục tiêu chung của đời sống xã hội, sẽ bị xã hội lên án thậm chí bị pháp luật ngăn cấm. Ngoài ra các mục tiêu không chính đáng thường sẽ không tồn tại được lâu và có thể gây tác dụng ngược khi xã hội nhận biết. Ví dụ: Một doanh nghiệp đầu tư một sự kiện lớn, tốn kém nhằm giới thiệu một sản phẩm kém chất lượng (chẳng hạn một loại sữa có hàm lượng dinh dưỡng thấp, được nhập khẩu với giá rẻ), nhưng lại nhằm mục tiêu:
Quảng cáo cho loại sữa này là loại sữa chất lượng cao, được khách hàng nhiều nước trên thế giới ưa chuộng chẳng hạn. Với mục tiêu như trên cho dù sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, tốn kém đến đâu cũng khó có thể đạt được, mặt khác nó không chỉ làm giảm uy tín của doanh nghiệp đầu tư sự kiện mà cả cả doanh nghiệp nhận tổ chức sự kiện cũng bị mất uy tín và bị xã hội phản đối.
Mục tiêu phải rõ ràng
Mục tiêu đòi hỏi phải được xác định rõ ràng, tránh chung chung. Một mục tiêu chung chung theo kiểu: phấn đấu mang lại uy tín cho công ty, phấn đấu tang sức cạnh tranh cho công ty (như khi tổ chức một sự kiện thương mại nào đó) v.v... sẽ không tập trung được trí tuệ của tập thể, không cho phép huy động mọi nỗ lực của nhà đầu tư cũng như công ty tổ chức sự kiện.
Mục tiêu của sự kiện có thể thể hiện qua các chỉ tiêu tiêu định lượng như: Quy mô ảnh hưởng của sự kiện, số khách mời tham dự, số lượng các phương tiện truyền thông đưa tin v.v... nhưng cũng có thể diễn đạt qua các chỉ tiêu định tính như: nâng cao thương hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho chủ đầu tư sự kiện… tuy nhiên mục tiêu càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc xây dựng chương trình, ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Mục tiêu phải thể hiện như một yếu tố thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và công ty tổ chức sự kiện
Một mục tiêu dễ dàng được thực hiện sẽ không mang tính chất thúc đẩy; mục tiêu vượt quá năng lực phấn đấu của nhà đầu tư và công ty tổ chức sự kiện sẽ trở nên xa vời, thiếu tính thuyết phục. Vì vậy, mục tiêu phải đảm bảo tính hiện thực và tính tiên tiến. Nó không chỉ phản ánh các mục tiêu thực tế, mục tiêu gần của sự kiện mà còn phải thể hiện tiềm năng phát triển trong tương lai mà chủ đầu tư cũng công ty tổ chức sự kiện có thể đạt được trên cơ sở tận dụng mọi cơi hội, giảm thiểu rủi ro, phát huy nội lực đến mức cao nhất.
Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi
Mục tiêu phải đảm bảo rõ ràng nhưng không cứng nhắc có nghĩa là phải có độ linh hoạt nhất định để có thể điều chỉnh khi có những diễn biến bất thường về cơ hội, nguy cơ, rủi ro khôn lường khi hoạch định. Đồng thời mục tiêu phải có tính khả thi cao mới tạo được niềm tin của các chuyên gia quản lý sự kiện và tập thể những người tham gia sự kiện, mới được sự ủng hộ và quyết tâm thực hiện.
Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất
Mục tiêu tổng thể của sự kiện phải phù hợp với mục tiêu chung của chủ đầu tư sự kiện và công ty tổ chức sự kiện. Mục tiêu cụ thể của từng hạng mục hoạt động phải xây dựng trên cơ sở mục tiêu chung của cả sự kiện, mục tiêu của từng lĩnh vực phải nhất quán và có tác dụng thực hiện mục tiêu tổng thể của sự kiện.
Ngoài ra mục tiêu chung của sự kiện phải đảm bảo sự thống nhất với mục tiêu của các thành phần tham gia sự kiện.
Thứ bậc mục tiêu trong tổ chức sự kiện
Một sự kiện được tổ chức thường không chỉ hướng tới một mục tiêu mà nó hướng tới nhiều mục tiêu khác nhau. Công ty tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của các mục tiêu (mục tiêu chính, mục tiêu phụ), để tập trung trong quá trình tổ chức sự kiện. Ngoài ra, cũng cần phải xem xét tính hợp lý về số lượng cũng như thứ bậc của các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện đưa ra. Số lượng, thứ bậc và tính chất, nội dung của các mục tiêu của sự kiện sẽ tác động trực tiếp đến quy mô, chương trình và ngân sách tổ chức sự kiện.
Với các sự kiện khác nhau, thường có hệ thống mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số mục tiêu điển hình gắn với các loại hình sự kiện thường gặp.
- Hội họp, hội thảo, hội nghị- hệ thống các mục tiêu điển hình bao gồm:
+ Tập hợp các thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin.
+ Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới.
+ Trao đổi ý kiến
+ Tìm kiếm sự đồng thuận
+ Tìm các giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng.
- Sự kiện đoàn thể:
+ Tuyên dương thành tích
+ Cảm ơn (khách hàng, các nhà cung cấp)
+ Gặp gỡ, giao lưu
+ Giới thiệu sản phẩm
+ Đánh bóng thương hiệu
+ Lễ kỷ niệm.
- Sự kiện gây quỹ:
+ Thu hút sự chú ý của công chúng
+ Tạo lập quỹ trực tiếp (đóng góp trực tiếp trong quá trình diễn ra sự kiện)
+ Thu hút các nhà tài trợ mới
+ Thu hút người ủng hộ
+ Tăng số lượng tình nguyện viên
- Sự kiện khuyến khích kinh doanh:
+ Ghi nhận, thảo luận về doanh số bán hàng, doanh số tiêu thụ
+ Tập hợp đội ngũ kinh doanh đánh giá kết quả thực hiện và xác định các chiến lược, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai.
+ Gặp gỡ, trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo doanh nghiệp với đội ngũ kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp
+ Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và của các đối tác.
- Các sự kiện đặc biệt khác:
+ Gây sự chú ý trong giới truyền thông
+ Gây sự chú ý trong công chúng
+ Thu hút khách hàng mới
+ Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia sự kiện hoặc các cuộc thi, khuyến mại của doanh nghiệp)…
- Các sự kiện văn hóa liên quan đến phong tục tập quán (như mừng thọ, sinh nhật, lễ hội…)
+ Cảm tạ chủ sự kiện
+ Thực hiện theo các định chế về văn hóa, phong tục tập quán của cộng đồng.
+ Thu hút khách du lịch
+ Quảng bá văn hóa của vùng, địa phương với du khách và các phương tiện truyền thông…
Như trên đã đề cập, mục tiêu sự kiện quyết định đến chương trình, ngân sách cũng như kế hoạch chuẩn bị, triển khai thực hiện sự kiện… hay nói cách khác nó có tầm ảnh hưởng quyết định đến toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện. Do đó việc phân tích mục tiêu sự kiện có một vai trò quan trọng. Với những mục tiêu chính của chủ đầu tư sự kiện đòi hỏi nội dung sự kiện phải được thiết kế và thực hiện để đạt được. Tuy nhiên, bên cạnh đó các mục tiêu cụ thể khác cũng đòi hỏi có các ý tưởng, chương trình sát thực với chúng. Chẳng hạn, mục tiêu thu hút công chúng đến với sự kiện nhằm đánh bóng thương hiệu sản phẩm cần phải có các hoạt động phụ trợ đi kèm như (biểu diễn ca nhạc trực tiếp, trò chơi có thưởng, tặng phẩm…)
Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện
Vấn đề đầu tiên để xây dựng chương trình cho sự kiện là cần tiếp nhận các yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện, các yêu cầu này sẽ được đề cập trong bản hợp đồng giữa nhà đầu tư sự kiện và công ty tổ chức sự kiện, tuy nhiên hợp đồng thường được thảo ra khi đã có chương trình và dự toán cho sự kiện. Vì vậy, việc tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện là hết sức quan trọng. Nó là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho sự kiện.
Các thông tin cơ bản cần phải có từ nhà đầu tư sự kiện trước khi hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện bao gồm:
- Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
- Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt
- Thời gian thực hiện sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
- Cách thức phục vụ (catering)
- Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
- Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
- Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
- Các nội dung cơ bản trong sự kiện (các hoạt động chính của sự kiện như: đón tiếp, phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện)
- Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
- Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
- Các thông tin khác.
Cần lưu ý, các thông tin nói trên càng chi tiết, đầy đủ càng thuận lợi cho việc hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện.
Với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì việc lập kế hoạch và xây dựng chương trình thường là người trực tiếp tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư sự kiện. Vì trong quá trình tiếp nhận thông tin còn có thể kết hợp với việc trao đổi, bàn bạc, bổ sung các yếu tố cần thiết để có đủ cơ sở xây dựng một chương trình khả thi cho sự kiện. Ngoài ra khi tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư sự kiện cần có những mẫu cho trước để hạn chế những thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin.
Tổ chức sự kiện & Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện
Để thành công trong việc tổ chức một sự kiện đáp ứng các mục đích và đòi hỏi của nhà đầu tư sự kiện cũng như các yêu cầu khác trong hoạt động tổ chức sự kiện việc nghiên cứu các yếu tố có liên quan đến sự kiện có một ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt là đối với các sự kiện quan trọng, có ý nghĩa xã hội to lớn. Các yếu tố có liên quan đến sự kiện nó bao hàm các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện, tuy nhiên ảnh hưởng của các yếu tố này thường mang tính vĩ mô, do đó trong thực tế của quy trình tổ chức sự kiện người ta thường xem xét các yếu tố cụ thể như:
- Các yếu tố khách quan - Đó là những yếu tố nằm ngoài phạm vi kiểm soát của nhà tổ chức sự kiện như:
+ Các yếu tố của nhà đầu tư sự kiện: Mục đích tiến hành, các ý tưởng và các yêu cầu cụ thể trong sự kiện của nhà đầu tư sự kiện. Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện. Tuy nhiên với kinh nghiệm cũng như trách nhiệm của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có những sự tư vấn nhất định để hạn chế những đòi hỏi bất khả thi, những yêu cầu không hiệu quả và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư sự kiện.
+ Các yếu tố tự nhiên: Điều kiện về thời tiết, khí hậu, địa hình… nơi diễn ra sự kiện.
+ Yếu tố chính trị- an ninh: Luật pháp, các quy định của chính quyền nơi tổ chức sự kiện (regulation); Điều kiện an ninh, trật tự an toàn xã hội…
+ Yếu tố kinh tế: Điều kiện về kinh tế, thu nhập, tốc độ tăng trưởng kinh tế… của khách hàng tham gia sự kiện.
+ Yếu tố về văn hóa- xã hội: Văn hóa của những người tham gia sự kiện (client culture) (bao gồm cả phong tục, tập quán, truyền thống, tín ngưỡng- tôn giáo…)
+ Các yếu tố khách quan khác: Ngoài các yếu tố khách quan kể trên còn những yếu tố khách quan khác có thể có những ảnh hưởng nhất định đến sự kiện cần xem xét như các yếu tố về dịch bệnh, thảm họa…
- Các yếu tố chủ quan: Đây là những yếu tố trong tầm kiểm soát của nhà tổ chức sự kiện như:
+ Nguồn lực của công ty tổ chức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện…
+ Địa điểm tổ chức (venue)
+ Cách thức phục vụ (catering)
+ Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
+ Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
+ Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
|
