"Nguyên tắc "1H" và "5W" cũng được áp dụng trong tổ chức sự kiện, hãy theo sát những nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.
I. HOW: Như thế nào?
Sự kiện sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, lễ khánh thành, khai trương, lễ khởi công, động thổ, lễ thông xe cầu đường, lễ cất nóc, lễ công bố các dự án bất động sản...), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn chung cho việc này.
II. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.
III. WHERE: Ở đâu?
IV. WHEN: Khi nào?
.jpg)
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là ý hay nếu bạn tổ chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí của Honda (cùng 1 tuần chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia rockshow miễn phí hơn là mua vé để xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn.
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Ở đây, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những phương án dự phòng phù hợp
V. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:
• Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ "Lễ hội hoa Đà lạt"
• Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện cho khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo.
Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong bữa tiệc của sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì hãy nên có một số thực phẩm món ăn ít calo trong thực đơn mà bạn chọn, nếu bạn không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng.
Cũng nên lưu ý về điều kiện khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn và thức uống trái mùa. Như phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đông, thực phẩm làm nóng (như thức ăn cay) trong mùa hè.
• Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như "Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank"
• Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt là đối tượng khách mời là phương tiện truyền thông, đài truyền hình.
• Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,... Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể
• Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị sự kiện hay là nhân sự như: Nhà bạt, Sân khấu, Âm thanh ánh sáng, Backdrop, bandroll, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,...
• Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sự kiện này.
• Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi thư mời - tùy loại hình và tính chất Event.
• Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc (Quà tặng pha lê, thủy tinh, quà tặng bằng gỗ đồng, Kỷ niệm chương, huy hiệu, huy chương, bảng tên làm từ gỗ, đồng, Quà tặng khuyến mại: áo mưa, áo thun, áo gió, sổ tay, balô, túi xách, cặp da, ví, namecard, giftset, dù cầm tay, viết, USB, móc khóa, ly, đồng hồ, quẹt gas, …)
• Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất.
• Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ thể...
• Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh) trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên.
Thường thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% - 15% tùy tính chất sự kiện và quy định của các công ty. Là một người tổ chức sự kiện, bạn phải có khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sự kiện và quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá khó khăn và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia tổ chức sự kiện có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để việc này công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
VI. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v...
Xác định mục tiêu của tổ chức sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.
Trên đây là "Nguyên tắc "1H" và "5W" trong tổ chức sự kiện nhìn tổng thể thì có vẻ đơn giản nhưng để triển khai một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì không thể gói gọn trong "Nguyên tắc "1H" và "5W" vì bên trong những nguyên tắc đó là khối lượng công việc khổng lồ mà bạn sẽ phải giải quyết nếu như chưa có kinh nghiệm bạn sẽ rất khó khăn trong quá trình triển khai sự kiện đúng theo như mình mong muốn cũng như đúng thời điểm mà sự kiện sẽ diễn ra.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề triển khai sự kiện cho công ty mình hãy liên hệ với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Cosmos để nhận được sự hổ trợ nhiệt tình chu đáo & tận tâm nhất và mang tới một sự kiện thành công hoàn hảo cho công ty bạn.
|
