Có nên đặt sự "cầu toàn" vào bản kế hoạch? Chúng tôi nghĩ điều đó là cần thiết. Đến giai đoạn này mọi thứ phải rõ ràng trên giấy trắng mực đen… thời gian đang đếm ngược.
Sắp xếp công việc trong 3 tuần trước sự kiện
1. Chắc chắn mọi thứ đều sẵn sàng
Đảm bảo mọi thứ đã tìm thấy "quỹ đạo" của nó cho buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty. Chốt và xác định lại thời gian, địa điểm, ekip tổ chức cũng như danh sách các khách mời quan trọng và chủ đề. Không thừa chút nào nếu bạn suy tính đến khả năng những yếu tố nào có nguy cơ chệch hướng vào phút "89" còn điều gì bất ngờ xảy ra.
2. Gặp mặt thành viên của ekip
Đây là thời điểm "vàng" để giải quyết các thắc mắc và hành động. Hãy gặp đội ngũ trợ giúp của mình để chắc chắn không có bất cứ vấn đề gì xảy ra trong nội bộ và mọi người đã nắm rõ nghĩa vụ của mình. Cần giữ liên lạc với tất cả các trưởng bộ phận, thành viên cũng như ban tổ chức và những người quản lý sự kiện.
3. Đảm bảo cập nhật tất cả các trang trực tuyến liên quan buổi lễ kỉ niệm thành lập của công ty bạn
Đây là thời gian quyết định độ phủ sóng của chương trình. Hãy xem mạng xã hội và truyền thông là bàn nâng, càng tích cực hoạt động bao nhiêu, tỉ lệ buổi lễ kỉ niệm được biết đến càng tỉ lệ thuận bấy nhiêu.
Facebook, Instagram và Twitter lúc này là những công cụ trợ giúp hiệu quả. Hãy thường xuyên cập nhật các trang trực tuyến, blog hoặc trang Facebook của công ty nếu có. Thậm chí bạn có thể gửi nhắc nhở tham gia sự kiện, "hé lộ" hình ảnh và quản lý thư phúc đáp tham gia sự kiện.
4. Tập hợp những món đồ cần thiết cho sự kiện
Đẳng cấp toát lên từ những thứ tưởng như vô hình. Một chiếc khăn trải bàn, hoa trang trí, khu vực check in của sự kiện phải thật nổi bật và khác biệt.
Một buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty hoàn hảo hay bình thường được đánh giá ở đây. Có rất nhiều thứ nhỏ bé và vụn vặt mà những người chưa đủ kinh nghiệm không thể để tâm tới, nhưng đối với một ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, mọi thứ phải luôn luôn nằm trong tầm kiểm soát.
Bạn phải nắm rõ và biết tường tận mọi yếu tố dù là nhỏ nhất. Từ quà lưu niệm, phần thưởng, giấy chứng nhận, trò chơi,…
5. Sắp xếp mọi thứ
Nghiên cứu "địa hình" tổ chức, không phải là thật kĩ mà phải là nắm rõ trong lòng bàn tay. Quan sát xung quanh để đánh giá khu để xe, nhà vệ sinh, các cửa ra vào, thiết bị báo cháy,... Tìm kiếm những nơi gần đó mà bạn có thể photo tài liệu, mua những món đồ cấp thiết.
Một danh sách vô tận những thứ cần sắp xếp. Hãy chuẩn bị bàn ghế, máy tính, máy chiếu, loa, bục phát biểu, phông nền, micro. Lên list những số điện thoại cần liên lạc trong trường hợp khẩn và các khách vip.
Khi mọi thứ đã được "khởi động" đúng cách, bạn đã đi được hơn 50% hành trình để tổ chức một buổi lễ kỉ niệm công ty ấn tượng. Vẫn còn một đoạn dài để hái được quả ngọt thành công, COSMOS sẽ đưa bạn khám phá những chặng dừng tiếp theo, đừng bỏ lỡ!
|
