Có hẳn một loạt những danh sách cần cân nhắc, một "sớ" dài những gạch đầu dòng cần tiến hành và hằng tá những dự định còn ngổn ngang khi muốn tổ chức một buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty sao cho thật ấn tượng. Vạch ra được kế hoạch hoàn hảo là vấn đề phức tạp cực kì, ngay cả với những chuyên gia event tài năng, nhưng mọi thứ sẽ càng phức tạp hơn nếu chúng ta không xây dựng nổi một kế hoạch cụ thể.
Đâu là vấn đề cần gở rối đầu tiên, nút thắt nào cần được ưu tiên giải quyết trước và thứ tự nào cho quy trình chuẩn bị để tổ chức một buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty sáng tạo nhưng vẫn "cực chất", COSMOS sẽ gợi ý để giúp bạn giải đáp từng vấn đề.
Lên kế hoạch trước nhiều tháng trước sự kiện
1. Xác định mục đích của sự kiện
Chúng ta chỉ có thể kiểm soát mọi thứ và bao quát tổng thể hiệu quả chỉ khi biết chắc chắn mình muốn gì.
Xác định được mục đích tổ chức sự kiện sẽ khiến buổi lễ của bạn không bị rơi vào tình huống bị pha "loãng" về nội dung. Có rất nhiều ý nghĩa quan trọng trong một buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty và đâu là điều bạn muốn nhấn mạnh? Thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng? Ca ngợi, khen thưởng tập thể xuất sắc của mình? Hãy chi tiết hóa các mục đích này hết mức có thể…
2. Đặt mục tiêu
Bạn "đánh đổi" một con số nhất định trong ngân sách để có được một buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty thật ấn tượng. Chắn chắn mục đích cuối cùng không chỉ là hướng đến có bao nhiêu người xuất hiện tại sự kiện hay truyền thông sẽ đưa tin thế nào. Phần chìm của "tảng băng" bao giờ cũng hấp dẫn hơn thế.
Bạn có thêm bao nhiêu mối quan hệ tiềm năng? Uy tín công ty của bạn sẽ được nâng tầm thế nào? Tập thể của bạn sẽ càng gắn kết và vững mạnh? Chính xác thì bạn muốn đạt được điều gì? Suy nghĩ về 3 kết quả bạn muốn đạt được nhất từ sự kiện này và tập trung biến chúng thành sự thật.
3. Tìm cộng tác
Bạn cần những thành viên tốt và một ekip giỏi từ nhiều mảng khác nhau trong ban tổ chức. Họ có thể hỗ trợ bạn hoàn thành công việc từ dự trù kinh phí, lên lịch trình, cho đến gửi thư mời, thiết kế áp phích, đón khách và dọn dẹp sau sự kiện.
4. Dự trù kinh phí
Kiểm soát tài chính và thực tế từ những ngày đầu tiên để không bất ngờ sau khi chương trình kết thúc. Đừng để một buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty ý nghĩa trở thành gánh nặng với quá nhiều chi phí phát sinh. Tất cả các chi phí, thu nhập, tài trợ và các khoản chi bất thường khác đều phải được đưa vào bản dự trù kinh phí một cách rõ ràng.
Không cần quá vung tay cho những khoản không cần thiết. Một buổi gặp mặt ấm cúng, sang trọng đôi khi lại chất lượng hơn một buổi tiệc xa hoa.
5. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức buổi lễ kỉ niệm
Có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần phải đặt trước. Đừng đợi cận ngày mới liên hệ và thuê vì... họ có thể đắt khách hơn bạn nghĩ!
Hãy chọn một địa điểm phù hợp với quy mô và ý nghĩ của chương trình. Cần lưu tâm sắp xếp khung giờ để các đối tác, nhân viên của bạn đều thuận tiện.
6. Suy tính công tác hậu cần
Những chi tiết nhỏ đôi khi lại có thể phá hỏng công sức mà bạn kì công lập nên. Hãy chu toàn mọi việc đến những khâu cuối cùng. Ví dụ: Việc gửi xe sẽ ra sao? Bạn sẽ cần những thiết bị hỗ trợ gì? Sẽ cần thêm những món đồ gì mất phí (quà tặng, ấn phẩm,…)
Từ bản kế hoạch trên trang giấy đến ngày tổ chức buổi lễ kỉ niệm thành lập công ty không chỉ là một chặng đường mà còn là một chặng đường đầy thử thách. Cùng COSMOS chinh phục những điều thú vị tiếp theo trong chủ đề: Kế hoạch tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty thành công trong bài viết kế tiếp.
|
