Không gian tổ chức sự kiện là nơi sự kiện diễn ra. Nó bao gồm mặt bằng (trên mặt đất hoặc trên mặt biển), khoảng không gian khí hoặc khoảng không gian nước. Do vậy, vị trí không gian này sẽ phụ thuộc vào loại sự kiện, sự kiện có thể được thực hiện trong nhà (phòng họp, hội trường, nhà bạt, nhà lều, v.v...) hoặc ở ngoài trời (trên mặt đất, mặt biển, trên bầu trời hoặc trong lòng nước, v.v...).
Không gian này đòi hỏi tính tương thích cao đối với sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện phải năng động sáng tạo mới có thể đáp ứng được yêu cầu đó.
SÂN KHẤU, ÂM THÀNH, ÁNH SÁNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Không gian tổ chức sự kiện: Khi chọn vị trí thực hiện sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải cân nhắc trên toàn bộ không gian mà sự kiện cần. Không gian này ngoài chỗ ngồi của khách còn cần một khoảng không gian cho các hoạt động sự kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật cùng những thiết bị được lắp đặt. Hãy chú ý tới toàn bộ các hạng mục công việc diễn ra trong nhà phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện và các hoạt động sự kiện diễn ra.
Trên cơ sở danh mục các hoạt động đó, Công ty tổ chức sự kiện cần sắp đặt vị trí từng hoạt động với một không gian phù hợp trong sự kiện với nghệ thuật sắp đặt có tính chuyên nghiệp.
Khi chuẩn bị tổ chức sự kiện cho khoảng 1.000 khách tham dự và chuẩn bị phòng lớn với sức chứa 1.000 chỗ ngồi nhưng vẫn phải đủ chỗ cho sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, màn hình led, màn chiếu…vì vậy cần phải có thêm không gian. Cần có ít nhất khoảng 100 m 2 tới 120 m 2 phía sau màn chiếu cho các thiết bị sự kiện đi kèm, có nghĩa là Công ty tổ chức sự kiện đã mất đi chỗ ngồi của khoảng 205 người.
Trong trường hợp này, Công ty tổ chức sự kiện phải từ bỏ ý định dành không gian phía sau màn chiếu hay giảm số lượng khách mời hoặc tìm một phòng lớn hơn. Trong kế hoạch có dành chỗ phía trước phòng cho giới thiệu công ty qua thiết bị âm thanh hay không? Công ty tổ chức sự kiện có cần dành chỗ để loa, vị trí phiên dịch hay sân khấu backdrop chụp hình không? Tất cả các hoạt động đó đều lấy đi không gian của bạn. Đấy là những vấn đề rất quan trọng mà Công ty tổ chức sự kiện cần phải tính đến trước khi kiểm tra vị trí không gian thực hiện sự kiện.
Cần phải chú ý vào nơi được ưu tiên hơn, nơi đó cần được dành không gian thỏa đáng. Ngược lại, những nơi không ưu tiên sẽ gặp khó khăn, phải có giải pháp để dung hoa. Có thể dung bàn tám người hoặc mười người cho mười hoặc mưòi hai người ngồi nhưng trong phòng phải đủ thoáng cho tất cả mọi người, phải bảo đảm bàn được kê không quá gần nhau, sao cho mọi người di chuyển dễ dàng. Tuy nhiên, bàn ghế không cần kê quá thưa sẽ chiếm nhiều diện tích làm tăng chi phí cho một khách tham dự và làm giảm sức chứa của phòng họp. Phòng họp hội nghị phải chứa vừa đủ người, hoành tráng và sống động. Có thể dung nhiều phòng khác nhau thay cho một phòng với không gian nhỏ hẹp hơn nữa có thể làm tăng diện tích của phòng bằng việc bố trí sắp đặt hợp lý không cần tăng chi phí cho hoạt động này.
.jpg)
Không gian cụ thể phụ thuộc vào loại hình sự kiện, mỗi loại hình cụ thể có yêu cầu không gian riêng. Ta hãy tham khảo những số liệu sau:
• Tiệc Coktail: 8 m 2/người
• Tiệc Coktail có phục vụ ăn: 12 m 2 - 15 m :/người
• Tiệc ăn tối: 20 m 2/người
• Tiệc tối có sàn nhảy: 20 m 2 và các trang thiết bị âm thanh cho ban nhạc
Chú ý tới các yêu cầu về thời gian: Không nên quá tập trung vào yêu cầu về không gian, cần cân nhắc tới thời gian. Trước khi bắt đầu nên cân nhắc bao nhiêu thòi gian cho hoạt động trên sân khấu? Âm thanh và ánh sáng cũng như chuẩn bị đồ, sắp xếp kiểm tra âm thanh, diễn tập lại và cắt chương trình, có cần thời gian dự phòng hay không?
Chẳng hạn nếu sự kiện sử dụng một phần của phòng lớn, cần kiểm tra trước và yêu cầu chia phòng lớn thành các phòng nhỏ theo đúng vị trí cần thiết. Các phòng phải bảo đảm cách âm và việc này đòi hỏi phải kiểm tra kỹ hơn. Một số khách sạn năm sao khi kiểm tra cách âm của các phòng nhỏ họ đã phát hiện ra vẫn còn nghe rất rõ tiếng người đang nói ở phòng bên cạnh. Kết quả tất yếu là yêu cầu khách sạn không được sử dụng các phòng bên cạnh trong kỳ diễn ra sự kiện, bảo đảm không có tiếng người nói, tiếng nhạc hay bất kỳ âm thanh nào từ phòng bên cạnh.
Hãy rà soát lại toàn bộ các hoạt động trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm để tổ chức sự kiện và tìm ra bất kỳ việc nào cần thêm thời gian hay không gian. Khi tổ chức sự kiện tại khách sạn hay trung tâm hội nghị, Công ty tổ chức sự kiện cần chú ý các vấn đề sau:
• Khi nào bắt đầu chuẩn bị và kết thúc?
• Phải làm gì khi chuẩn bị và kết thúc?
• Có thể thực hiện muộn bất kỳ công đoạn nào không?
• Khi nào được tiếp cận các phòng?
• Có sự kiện khác cũng chuẩn bị và sắp xếp cùng ngày không?
• Có bất kỳ sự xung đột nào về thời gian với đối thủ cạnh tranh hay với các sự kiện khác hay không?
• Có những thời gian nghỉ của các sự kiện khác có thể ảnh hưởng tới sự kiện, làm gián đoạn hoạt động setup của sự kiện, từ đó mà điều chỉnh lại thòi gian cho hợp lý.
SÂN KHẤU TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra các hoạt động hoặc những hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của tổng thể không gian trong nhà và loại hình sự kiện. Chúng luôn luôn bảo đảm hài hoa với nhau.
Sân khấu phải có vị trí đẹp có thể thi công trang trí backdrop, thi công màn hình led hoặc màn hình chiếu lớn trong phòng sao cho mọi nguôi dù xa hay gần đều có thể theo dõi mọi hoạt động xảy ra trên sân khấu hay khán giả bằng truyền hình trực tiếp. Phòng điều hành camera có thể theo dõi toàn bộ thông qua các màn hình tivi được đặt tại các vị trí xung quanh phòng.
Các camera quét toàn bộ từ lúc người đi từ vị trí khách tham dự vị trí khách ngồi mọi hoạt động trong khán phòng lên màn hình trên sân khấu.
.jpg)
Chiều cao của sân khấu phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà. Trần nhà sẽ tạo sự khác biệt trong việc tính toán trang trí sân khấu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Chẳng hạn trần nhà cao tối thiểu cho phòng có đặt màn chiếu khoảng 9m. Phải tính toán thật kỹ trong việc bố trí sân khấu, ánh sáng và nhà cung cấp các dịch vụ để có được một bố cục hợp lý nhất dựa trên yêu cầu phải đạt được. Chiều cao sân khấu còn bị chi phối bởi kiểu loại và cách setup bàn ghế ngồi trong phòng.
Chiều rộng của sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ra ở đó. Cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân khấu (khi đông nhất), các nhạc công được bố trí như thế nào? Trên sân khấu chính hay được xếp cố định tại một phía của sân khấu? Cách bố trí bàn ghế trên sân khấu như thế nào?
Tầm nhìn trong phòng cũng là một vấn đề cần tính đến. Tầm nhìn trong phòng đều hướng về sân khấu, do đó khi quyết định vị trí sân khấu phải tính đến yếu tố này. Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, liệu có những trở ngại gì cho việc treo đèn, treo rèm không? Mọi khán giả có thể nhìn rõ sân khấu hay màn hình không?.. . Trong mọi trường hợp đều có thể giải quyết được song phải có đủ nguồn lực (thời gian, con người, tài chính, v.v...)
Một câu hỏi cần được đặt ra là cần bao nhiêu sân khấu?
Công ty tổ chức sự kiện cần biết rõ nơi nào sẽ đặt sân khấu, được bố trí như thế nào và tất cả cần bao nhiêu sân khấu. Việc này cần phải cân nhắc, có những sự kiện cần nhiều hơn một sân khấu. Song nhiều sân khấu ảnh hưởng tới diện tích trong phòng và chỗ ngồi của khách.
Không gian cho hoạt động sân khấu và các trang thiết bị đặc biệt cũng cần phải được tính đến. Cần phải bố trí mặt bằng của toàn bộ sân khấu bao gồm cả khu vực phía sau sân khấu. Phải bố trí phòng thay đồ, vị trí để và vận chuyển các thiết bị, lối đi lại đủ rộng. Cần chú ý xem sự kiện có sử dụng những thiết bị đặc biệt gì và nó ở vị trí nào trên mặt bằng toàn bộ sân khấu. Chẳng hạn các thiết bị hiệu ứng ánh sáng như các đèn đặc biệt, các đèn laser hoặc các máy thổi bong bóng, các thiết bị xả khí màu, v.v... Các vị trí lắp đặt cần gia cố đặc biệt. Trong một buổi giới thiệu sản phẩm mới tại nhà hát Las Vegas có sự kết hợp tốt các trang thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại và sân khấu để tăng hiệu quả trình diễn. Vừa xoay vừa nâng sân khấu sẽ làm cho sản phẩm xuất hiện một cách sinh động và ấn tượng hơn hầu hết các hiệu ứng này đều có thể thực hiện được ở các nhà hát.
.jpg)
Ngoài ra Công ty tổ chức sự kiện cần cân nhắc liệu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải thiết kế đạc thù theo yêu cầu sự kiện của khách hàng? Việc này còn phụ thuộc vào ngân sách. Nếu cho phép, cần trang trí sân khấu phù hợp với các hoạt động sự kiện. Cần làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị để có thể đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của một sân khấu.
Các khu vực xung quanh sân khấu cần được trang trí cho phù hợp. Tấm màn phía sau sân khấu không đơn thuần bức tường chắn và đính trang trí bằng rèm. Phải xác định đây là vị trí tốt để trang trí thể hiện thông tin tới mọi người tham dự. Trang trí ở vị trí này phải thể hiện yêu cầu trọng tâm, những nội dung then chốt mà sự kiện phải thực hiện được.
ÂM THANH VÀ ÁNH SÁNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Ầm thanh: Hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin, là vật mã hoa tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh (du lịch đáy biển, khảo sát bãi san hô, sự kiện nhảy dù trong không trung v.v...).
Cần sử dụng âm thanh thích hợp đối với sự kiện. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện. Các Công ty tổ chức sự kiện cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh. Có thể là không gian phía trước và bên cạnh sân khấu chính.
Ngôn ngữ trong sự kiện: Công ty tổ chức sự kiện cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau. Ở Việt Nam, tiếng Việt sẽ là chủ đạo. Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay được sử dụng năm thứ tiếng là Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. Tuy theo đố i tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện. Vị trí dành cho phiên dịch phải là một phần trong ngân sách và bố trí trong phòng. Do vậy, phải tính đến nơi nào dành cho phiên dịch và vị trí cần phát tai nghe, vị trí này có thể trực tiếp trong phòng hội nghị hoặc ở bên ngoài.
Đối với bộ phận phiên dịch cũng cần lưu ý chọn những người thành thạo ngoại ngữ để phục vụ các hoạt động sự kiện, để phân phát và hướng dẫn sử dụng tai nghe. Số lượng tai nghe phải đủ để phục vụ chương trình và phải thu lại số lượng tai nghe chính xác trưóc khi khách ra về. Đối với phiên dịch cần được cung cấp trước các nội dung hoạt động, những tranh luận, những bài phát biểu, diễn văn... để họ chủ động trong hoạt động sự kiện.
Cần bố trí vị trí thích hợp cho công ty phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay hình trực tiếp. Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu.
Thời gian cho chuẩn bị âm thanh, thời gian cho tháo dỡ là một vấn đề cần được tính đến. Nếu làm việc với hai nhà cung cấp khác nhau về sân khấu và âm thanh, Công ty tổ chức sự kiện hãy chú ý tới thời gian làm việc của hai nhà cung cấp để tránh xảy ra bất kỳ mâu thuẫn hay cản trở nào. Công ty thiết kế sân khấu sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp thời gian cho mọi việc liên quan đến sân khấu như âm thanh, ánh sáng và trang trí sân khấu. Có thể tìm được Công ty đảm nhận thực hiện được các công việc đó, như vậy công việc sẽ gặp nhiều thuận lợi. Tuy nhiên, vấn đề chi phí phải được quan tâm. Hãy cân nhắc các phương án khác nhau như chi phí thuê các dịch vụ đơn lẻ trên hay chi phí trọn gói với các dịch vụ đó?
Hãy chuẩn bị sẵn sàng trước khi bộ phận thi công âm thanh đến, chẳng hạn các dàn đèn treo có cần tháo ra không, các ống thông khí có cần tắt đi để giảm tiếng ồn hay các trang thiết bị đã sẵn sàng để sử dụng chưa? Cần phải chuẩn bị những gì nữa để thời gian làm việc chuyên môn kỹ thuật của nhân viên âm thanh cao nhất. Công ty tổ chức sự kiện phải đến hiện trường để chuẩn bị mọi thứ trước khi họ tới làm việc.
Sẽ là tốt hơn cả nếu các phần âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, sân khấu được thực hiện bởi các nhà cung cấp riêng biệt. Ngược lại, nếu không như vậy thì Công ty tổ chức sự kiện phải xác định rõ việc gì làm trước phải làm trước, việc gì làm sau phải làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời.
Có những yêu cầu gì riêng biệt cùng những thiết bị chuyên dụng đặc thù cho việc lắp dựng và tháo dỡ các thiết bị âm thanh không? Cần phải quan tâm đầy đủ để có sự chuẩn bị chu đáo, không để ảnh hưởng tới thời gian chuẩn bị chung cho sự kiện.
Ngoài ra, phải bố trí thời gian để cho các bộ phận, các nhà cung cấp khác diễn tập. Yêu cầu xác định rõ thời gian khi nào diễn tập và diễn tập trong bao lâu. Phải bảo đảm có đủ không gian cho việc diễn tập diễn ra. Các vũ công cần thời gian cho việc luyện tập, những người dẫn chương trình cần diễn tập trước và các bộ phận quay phim cần kiểm tra cảnh quay góc quay. Mọi việc đều phải được diễn ra trên sân khấu một cách hài hòa giống bất kỳ một chương trình trực tiếp nào.
Ánh sáng: Cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. Hệ thống ánh sáng được chia làm 3 loại sau:
• Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay và đèn màu, v.v...
• Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn vói cường độ sáng thích họp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.
• Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện.
Trên cơ sở quy hoạch tổng thể địa điểm tổ chức sự kiện ở cả ngoài trời và trong phòng, Công ty tổ chức sự kiện cần nắm chắc được yêu cầu vé ánh sáng ở từng vị trí cụ thể, từ đó mà thiết kế nên hệ thống ánh sáng phù hợp. Ở trung tâm hội nghị quốc tế, khách sạn hoặc nhà hàng về cơ bản hệ thống điện đã theo thiết kế. Do vậy, Công ty tổ chức sự kiện chỉ cần bổ sung thêm. Tuy nhiên, với những địa điểm tổ chức sự kiện đặc thù như nhà bạt nhà lều, bến xe, sân bay, sân tập thể thao, v.v... đòi hỏi Công ty tổ chức sự kiện phải thiết kế toàn bộ hệ thống điện, bảo đảm ánh sáng cho các hoạt động theo yêu cầu của sự kiện.
Ngoài ra, các Công ty tổ chức sự kiện phải hình dung được toàn bộ sự kiện, từng vị trí yêu cầu ánh sáng thế nào. Đặc biệt là sân khấu đòi hỏi ánh sáng vói từng hoạt động sự kiện, trong phòng họp, ngoài tiền sảnh, trong tiệc chiêu đãi, v.v...Từ đó mà trang bị các thiết bị cần thiết cho phù hợp.
Công ty tổ chức sự kiện phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp dịch vụ âm thanh ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất, kho bãi, v.v... thường đảm bảo dịch vụ trọn gói, trong đó có ánh sáng. Các Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý là mặc dù bên cung ứng cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện. Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng lại là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy yêu cầu nhà cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể. Những Team, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Hệ thống ánh sáng phải được hoàn tất trước từ 1 tới 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Như vậy sẽ đảm bảo thời gian cho các hoạt động diễn tập, phát hiện các khiếm khuyết để bổ sung hoặc thay đổi kịp thời.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng:
Đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, hình ảnh hay ánh sáng Công ty tổ chức sự kiện phải đảm bảo nhận được bản sửa đổi chi phí viết tay chi tiết được chấp thuận của các bên liên quan. Không bao giờ chấp thuận việc thay đổi chỉ bằng lời nói. Có thể phải trả giá đắt nếu điểu đó xảy ra.
NHỮNG YÊU CẦU VẾ PHÒNG HỌP NHỮNG YÊU CẦU VÊ NỘI THẤT
Thảm trải sàn nhà: Công ty tổ chức sự kiện cần kiểm tra xem sàn nhà đã trải thảm chưa? Có cần trải thảm không? Khu vực nào cần trải, khu vực nào không cần trải? Ngoài ra, Công ty tổ chức sự kiện cần kiểm tra khi có những bổ sung thay đổi không gian trong phòng.
Có những sự kiện phải trải thảm toàn bộ sàn nhà, có những sự kiện chỉ trải thảm sân khấu, lối đi và nơi trưng bày sản phẩm.
Công ty tổ chức sự kiện cũng cần có sự lựa chọn kiểu loại, màu sắc cho phù hợp. Có nhiều loại thảm được thiết kế đặc biệt cho từng dịp khác nhau chẳng hạn khi giới thiệu xe mới có thể dùng thảm đen để trông giống như đường cao tốc và hình nền thì có thể rất đa dạng giống cảnh hai bên đường.
Sàn nhảy: Sự kiện có cần sàn nhảy không? Nếu trong kế hoạch có chỗ dành cho sàn nhảy thì bạn cần phải biết bạn cần sàn nhảy rộng bao nhiêu (có thể dành 3m2 cho một người đối với sàn nhảy và 20m 2 dành cho ban nhạc). Có thể có bao nhiêu người dùng sàn nhảy? Tất cả mọi người sẽ cùng nhảy một thời điểm hay chỉ một nửa, v.v...
Đối với những sự kiện đặc biệt hay buổi tiệc được thiết kế riêng thì thường có sẵn sàn nhảy. Sàn nhảy có thể là cố định hay không cố định. Công ty tổ chức sự kiện cần kiểm tra và xem lại có cần sàn nhảy cố định không.
Cũng có trường hợp sàn nhảy được giấu ở một nơi nào đó dưới thảm chẳng hạn và có thể được nhấc lên. Kiểm tra xem cần bao nhiêu tầng tất cả và cấu trúc như thế nào? Có chắc chắn không?
Có trường hợp bạn phải thuê sàn nhảy. Khi đó, Công ty tổ chức sự kiện cần tính tới một ngân sách bổ sung cho việc thuê cũng như những chi phí cho việc lắp dựng và tháo dỡ sau sự kiện. Việc lắp đặt sàn nhảy phải phối hợp với việc lắp đặt các thiết bị nội thất khác như sân khấu, âm thanh, hình ảnh.
Tầm nhìn trong phòng: Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, có bất kỳ cản trở nào trong việc thao tác các rèm trang trí hay treo đèn không? Mọi khán giả có nhìn rõ sân khấu hay màn hình không? Phải mất bao nhiêu thời gian, bao nhiêu người và chi phí cho công việc này.
Đường lên xuống sân khấu: Hãy chú ý tới việc thiết kế đưòng lên xuống sân khấu cho thích hợp. Có thể lên sân khấu qua các bậc từ phía khán giả hay xuất hiện từ phía sau sàn sân khấu hay dùng cả hai cách, có c ần trang trí cho các bậc thang không?
Đường lên sân khấu cho người tàn tật được giải quyết thế nào? Thiết kế đường dốc hay thang máy dành cho xe lăn lên sân khấu? Nếu đường dốc thì khá đặc biệt vì nó cần nhiều không gian và ảnh hưởng đến bố cục chung của cả phòng. Có thể dung thiết bị nâng hạ như thang máy cho xe lăn lên sâu khấu, muốn vậy cần xác định rõ diện tích và vị trí của chúng.
Bàn ghế trên sân khấu: Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý tới vị trí bàn ghế cho các hoạt động sự kiện, cho nhà tổ chức, cho người thực hiện các sự kiện. Từ kiểu dáng, số lượng tới những yêu cầu trang trí và các trang thiết bị kèm theo.
NHỮNG YÊU CẦU KHÁC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bố trí đặc biệt: Có cần bố trí đặc biệt nào trong phòng họp không? Công ty tổ chức sự kiện phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không? Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của nhà tài trợ. Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc. Phải dành đường đi cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ dàng đi xung quanh sản phẩm được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.
Cần chú ý các lối đi của phòng chính sao cho đủ rộng để các sản phẩm có kích thuốc lớn có thể qua lại dễ dàng. Nếu phòng có nhiều vị trí chật hẹp thì có thể tháo bỏ cửa chính. Tuy nhiên có nhiều cách khác nhau để di chuyển các vật có kích thước lớn vào phòng chính mà không ảnh hưởng đến công việc lắp ráp sân khấu, các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Trọng tải của nền: Trọng tải của nền cần phải được chú ý xem xét. Tuy theo yêu cầu cụ thể của từng sự kiện mà gia cố nền cho phù hợp. Nhà quản trị phải hỏi người quản lý địa điểm xem sàn nhà có chịu được các vật nặng hay không? Đối vói các khách sạn, trung tâm hội nghị, các tầng cao của nhà cao tầng mà nền đã được thiết kế và xử lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không được phép bỏ qua nhằm tránh sự cố xảy ra.
Sử dụng hiệu ứng đặc biệt: Cần xem có sự hạn chế nào khi sử dụng pháo hoa, đèn laser, băng khô, khói hoặc hiệu ứng nào khác trong phòng không? Các vật liệu có cần chống cháy không? Có các quy chế nào khác không? Hãy kiểm tra lại với những người quản lý các trang thiết bị, nhân viên cứu hỏa và công ty đảm bảo hiệu quả đặc biệt. Không được chấp nhận bất kỳ một ý kiến nào, hãy làm việc của mình chuẩn bị kỹ những gì mình sẽ làm.
Các chương trình giải trí, các yêu cầu về sử dụng điện, không gian, độ vang của âm thanh trong phòng như thế nào? Thời gian diễn tập? Kiểm tra âm thanh, phòng thay đồ, phòng dành cho ăn uống và nghỉ ngơi. Chú ý là các phòng này nằm ngoài các yêu cầu chính về phòng và chi phí của nó phải tính vào chi phí chung.
Phòng trống và sắp xếp phòng: Có cần các phòng trống để bố trí không gian tách phòng không? Có nhiều truồng hợp phải tổ chức hai sự kiện một lúc tại hai vị trí trong phòng lớn. Các phòng đó được mở như thế nào, mở tự động hay bằng tay và thời gian bao lâu, v.v...? Có cần nhân viên kỹ thuật và quy tắc chung nào không? Cần làm việc chi tiết với nhà quản lý các vấn đề này.
Liên quan đến việc sắp xếp phòng, bạn cần trả lời câu hỏi: sự kiện được diễn ra trong một phòng hay nhiều phòng? Cần tìm hiểu kỹ yêu cầu của sự kiện, yêu cầu đối với từng phòng để bố trí sắp xếp phòng. Chẳng hạn các phòng có cho phép hút thuốc không, có phòng riêng cho hút thuốc không? Xe lăn có sử dụng được trong các phòng không? v.v...
An toàn và phòng chống cháy nổ: Công ty tổ chức sự kiện cần tìm hiểu chi tiết và cho áp dụng những quy chế an toàn và phòng chống cháy nổ cho toàn khu vực. Câu hỏi đặt ra đối với Công ty tổ chức sự kiện là các lối thoát hiểm được đặt ở vị trí nào, có dễ khi tiếp cận không? Có bị che khuất bởi các rèm hay đồ trang trí nào không?
Nếu có thì phải đặt các biển thông báo cho các vị trí đó. Các quy chế về an toàn và phòng cháy được dán ở các vị trí thích hợp bảo đảm các vị trí khách đều có thể đọc được. Cần phải mua bảo hiểm cho khách và các hoạt động sự kiện.
Trên đây là những nội dung tóm tắt trong quá trình chuẩn bị cho một sự kiện tuy nhiên trên thực tế thì còn cần phải tính toán xử lý thêm rất nhiều những chi tiết nhỏ khác trong một sự kiện và đòi hỏi phải cần tới một Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì họ sẽ đánh giá nhìn nhận thấu đáo được những vấn đề trước trong sau sự kiện giúp cho một sự kiện diễn ra đúng theo như kịch bản. Để giải quyết hết những vấn đề từ A tới Z cho một sự kiện diễn ra hoàn hảo hãy để Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Cosmos đảm nhận vai trò này giúp bạn, với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên 10 năm chúng tôi sẽ mang tới những giải pháp tối ưu nhất cho sự kiện quan trọng của các bạn.
|
