NHỮNG YẾU TỐ CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Những yêu cầu cơ bản khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, có một số yếu tố cơ bản quan trọng cần xem xét để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu mong muốn. Dưới đây là những yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Chuẩn bị lên kế hoạch phải dựa trên mục đích của event là gì, mục tiêu của event mang lại, chương trình hướng đến đối tượng như thế nào, các ý tưởng chính của event.

- Lập kế hoạch dựa trên ngân sách đã ký kết hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với chủ đầu tư cho event.

- Lập kế hoạch cho event phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện.

- Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức event.

- Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian & không gian sẽ diễn ra sự kiện.

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện chi tiết và đầy đủ.

- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng.

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.

Tổ chức event & Quy trình chung khi lập kế hoạch tổng thể: 

Quy trình lập kế hoạch cụ thể cho mỗi event sẽ có những điểm khác biệt tùy thuộc vào các loại hình event cũng như mức độ quy mô, yêu cầu chung của chương trình và các ý tưởng trong event. Trong thực tế, đối với mỗi event có thể có những điểm khác biệt hoặc thay đổi so với quy trình mang tính chất định hướng dưới đây.

Quy trình cụ thể khi lập kế hoạch rất quan trọng khi tổ chức sự kiện 

- Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện

- Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

- Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

- Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

- Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện

- Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự event và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho event

- Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện

- Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung chương trình trong sự kiện

- Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể trong event.

Những yếu tố này cùng nhau giúp xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện mạnh mẽ và hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm của người tham dự.