HỘI CHỨNG KHÔNG CÓ GÌ MỚI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Có bao giờ bạn tự hỏi làm sao để tổ chức các sự kiện luôn có những ý tưởng mới?

Bạn luôn phải suy nghĩ về sự mới mẻ trong các sự kiện để mang đến ngạc nhiên cho khách hàng và những đối thủ cạnh tranh vì những ý tưởng tổ chức đang được lặp đi lặp lại, có vẻ đó là hội chứng “không có gì mới”. Vậy ý tưởng mới phải bắt đầu từ đâu?

Để cảm nhận điều mới, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng và mong muốn đón nhận nó. Những điều mới không phải dễ nhận ra, nhất là nếu nó chỉ mới xuất hiện. Cụ thể là ta phải làm gì để nắm bắt những điều mới trong một sự kiện, một buổi hội nghị, hội thảo hay một buổi họp chuyên đề?

- Luôn luôn chú ý để nhận ra những gì chưa bao giờ được nhìn thấy hoặc nghe thấy;

- Đặc biệt chú ý đến những diễn giả mà ta không quen biết hoặc những khu vực trưng bày không điển hình, và đặc biệt lắng nghe những người mới đến;

- Nhận diện những từ mới, những thuật ngữ viết tắt mới, các từ và cụm từ không quen thuộc với bạn: Một số ẩn chứa những điều thực sự mới lạ;

- Và đặc biệt, tự trang bị cho mình một “cuốn sổ ngạc nhiên”, trong đó ta ghi lại, theo từng giờ một, tất cả các yếu tố mới ta bắt gặp mà không đánh giá về giá trị của chúng. Bạn có thể phân loại và xử lý sau khi bạn quay lại văn phòng. Ở đây, khi tổ chức hội nghị, hội thảo, thảo luận chuyên đề, thái độ đầu tiên và quan trọng là bạn hãy để bản thân được ngạc nhiên.

Hãy nuôi dưỡng sự ngạc nhiên trong tư duy

Khi bạn tổ chức sự kiện có điều gì đó khiến chúng ta ngạc nhiên – những yêu cầu từ khách hàng, các đề nghị của nhà cung cấp, một lỗi trong khâu tổ chức sự kiện bị lặp đi lặp lại, một thông tin bất thường… ta thường nhanh chóng hợp lý hóa nó. Ta tìm cách lý giải tất cả theo khung tham chiếu phù hợp với chúng ta, rất ít người thích được ngạc nhiên một cách sâu sắc, tức là chấp nhận có sự xáo trộn.

Việc ghi lại những điều gây ngạc nhiên là rất quan trọng. Hãy chấp nhận thông tin một cách vẹn toàn và không làm sai lệch nó, ví dụ hãy ghi chép lại rõ ràng những điều mà khách hàng không hài lòng với team của bạn. Hãy thực tế nhất có thể, như khi một nhà nghiên cứu đối diện với một phản ứng hóa học mà anh ấy chưa bao giờ nhìn thấy. Hãy để sự ngạc nhiên của bạn được tự do. Hãy chấp nhận nó một cách tự nhiên và chân thực, hãy kích hoạt tất cả các giác quan của bạn nếu cần thiết.

Sự ngạc nhiên là khởi đầu của quá trình sáng tạo trong tổ chức event; đấy là sự chấp nhận rằng mọi việc không nhất thiết phải như chúng ta đã tưởng tượng trước đó. Ngạc nhiên mở ra không gian cho các khả năng tư duy sáng tạo khác và những góc cạnh khác của công việc tổ chức sự kiện.