Khi lên kế hoạch chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế doanh nghiệp bạn phải đối diện với việc xin giấy phép tổ chức sự kiện và bạn cần phải hiểu rõ về quy trình xin cấp phép để tránh xảy ra sai sót khi tổ chức. 

I) CÁCH THỨC XIN PHÉP

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Thông tin và Truyền thông hoặc qua hệ thống dịch vụ bưu chính viễn thông.

II) SỐ LƯỢNG HỒ SƠ 

1. Thành phần hồ sơ:

Có tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) đề nghị của cơ quan, đơn vị cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến)

- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có)

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài

- Nguồn kinh phí (đối với trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế do tổ chức nước ngoài tổ chức thì không cần làm rõ nguồn kinh phí)

- Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).

2. Số lượng hồ sơ: 02 (bộ).

III) THỜI HẠN GIẢI QUYẾT

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành chuyển hồ sơ để lấy ý kiến của các Sở, ngành có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong thời gian 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của Sở Thông tin và Truyền thông, các Sở, ngành có liên quan phải trả lời bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông.

Nếu quá thời gian trên, các Sở, ngành không có ý kiến xem như đồng ý. Sau khi nhận được ý kiến từ các Sở, ngành chuyên môn, trong thời gian 02 ngày làm việc, Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định và trả lời cho các cơ quan, tổ chức. Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền, Sở Thông tin và Truyền thông có văn bản báo cáo trình Ủy ban nhân dân thành phố trong thời gian 03 ngày làm việc.

IV) QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Bước 1: Cần xin phép ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức, tổ chức đề nghị Cấp phép Hội nghị, Hội thảo quốc tế chuẩn bị hồ sơ và gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông (số 59, Đường Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:

* Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì viết giấy biên nhận giao cho người nộp.

* Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ hướng dẫn bổ sung:

   + Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

   + Đối với hồ sơ được gửi qua bưu điện: Thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ theo quy định tới tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ.

Bước 3: Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành chuyển hồ sơ để lấy ý kiến của các Sở, ngành có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong thời gian 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của Sở Thông tin và Truyền thông, các Sở, ngành có liên quan phải trả lời bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông. Nếu quá thời gian trên, các Sở, ngành không có ý kiến xem như đồng ý. Sau khi nhận được ý kiến từ các Sở, ngành chuyên môn, trong thời gian 02 ngày làm việc, Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định và trả lời cho các cơ quan, tổ chức.

Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền, Sở Thông tin và Truyền thông có văn bản báo cáo trình Ủy ban nhân dân thành phố trong thời gian 03 ngày làm việc.

Bước 4: Tổ chức căn cứ vào ngày hẹn trên Biên nhận đến nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Thông tin và Truyền thông.