Những xu hướng nào sẽ làm mưa làm gió trong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện trong tương lai? Với xu thế hội nhập, chắc chắn 10 xu hướng được phân tích và dự báo dưới đây sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

1. Digital Swag Bags  –  Quà tặng điện tử:

Quà tặng khách mời là một phần không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào và cũng là một hạng mục khiến nhiều nhà tổ chức đau đầu. Làm thế nào để chọn một món quà thỏa mãn hết các yếu tố sau: phù hợp với nội dung sự kiện, gây được thích thú cho khách tham dự, làm cho nhà tài trợ hài lòng nhưng cũng tránh lãng phí, quả là một thử thách.

Và nếu bạn là một nhà tổ chức sự kiện đang tìm kiếm cho khán giả của mình một món quà công nghệ thân thiện môi trường, Digital Swag Bag sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.

Các công ty cung cấp những túi quà điện tử có thể đưa ra một giải pháp thay thế tuyệt vời và đôi khi cũng bao gồm các tặng phẩm thật. Bằng cách đưa các túi quà này lên kênh online, sẽ có nhiều cơ hội khai thác cho sự kiện cũng như các nhà tài trợ.

Trong khi một phần của ngành công nghiệp vẫn gắn liền với những món quà theo phương thức cũ, chúng ta phải thừa nhận rằng người tiêu dung đang hướng tới quà tặng trực tuyến và phiếu giảm giá nhiều hơn. Cyber Monday đang trở nên quan trọng không kém Black Friday.

Các sự kiện với khách mời đến từ nhiều khu vực địa lý khác nhau sẽ nhận thấy rõ nhất lợi ích từ giải pháp quà tặng trực tuyến này, vừa tiện lợi vừa giải quyết được các mối lo ngại về ô nhiễm môi trường cho khách mời.

2. Crowd-streaming – Khán giả truyền hình trực tiếp:

Live-streaming, hay truyền hình trực tiếp qua internet, đã được biết đến vài năm gần đây. Ý tưởng về các hybrid event (sự kiện kết hợp cả 2 yếu tố "thực" & "ảo") có sự tham gia của các khán giả ở xa, ngày càng trở nên quen thuộc với người làm công việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Trong năm qua, công nghệ này đã bất ngờ gây được chú ý với 2 phần mềm ứng dụng xem video trực tuyến Meerkat và Periscode. Sự quan tâm này càng mạnh mẽ hơn nữa khi Twitter công bố thu mua Periscope và Facebook cho ra mắt nền tảng truyền trực tiếp video, với đối tượng ban đầu được chọn là những người có sức ảnh hưởng và khách VIP.

Những người tham gia cũng đã bắt đầu truyền tải trực tuyến những trải nghiệm của họ qua smartphone. Bản thân những đoạn video này có thể được xem là một sự kiện.

Khi nói đến ngành tổ chức sự kiện, về cơ bản, live-stream và crowd-stream là hai hình thức khác biệt. Live-stream được dùng khi những người làm event sử dụng công nghệ và hệ thống máy móc, để truyền tải trực tuyến sự kiện đang diễn ra. Trong khi đó, crowd-stream được tạo ra bởi chính khán giả, còn nhà tổ chức chỉ đóng vai trò hỗ trợ.

Crowd-stream đang đưa ra nhiều cơ hội và cũng không ít thử thách cho ngành tổ chức sự kiện. Đây chắc chắn là một cách tốt để khuyến khích sự tham gia từ xa của người dùng. Với hình thức này, những người không thể tham gia cũng có thể nắm bắt được các điểm nổi bật của sự kiện, từ chính những người đang có mặt. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang lo ngại về tính hợp pháp của những video này và đây là vấn đề cần được cân nhắc.

Tương tự như những gì đã xảy ra với truyền thông mạng xã hội trong giai đoạn 2006 đến 2009, hướng tư duy sắp tới của các chuyên gia sự kiện sẽ là làm thế nào tận dụng nguồn khách hàng mới từ những nền tảng này và tạo ra nhiều cơ hội hơn nữa để cải tiến số lượng người tham gia và chất lượng nội dung. Đồng thời, họ cũng cần hợp tác với người dùng để đảm bảo các quyền nội dung được tôn trọng.

3. Nói không với tiền mặt

Hầu hết khách hàng ở các thành phố lớn trên thế giới đều thanh toán bằng nhiều hình thức, trừ tiền mặt. Apply Pay, dịch vụ thanh toán do Apple phát triển, đã tạo ra tác động mạnh mẽ tới thị trường Mỹ và Anh, tiếp theo là Canada và Trung Quốc. Điều này đã giúp cho ngày càng nhiều khách hàng  có thể thanh toán các khoản chi một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Rất dễ nhận thấy lợi ích từ việc tạo ra các giải pháp phù hợp tại các sự kiện có yêu cầu về việc thanh toán tại chỗ, cho dù là nhóm nhỏ hay nhóm lớn.

Thử nhẩm tính sẽ thấy chúng ta đang mất hàng tháng trời trong quỹ sống của mình chỉ để xếp hàng. Chẳng ai thích thế cả, bất cứ công cụ nào có thể rút ngắn khoảng thời gian xếp hàng này, chắc chắn sẽ nhận được sự hưởng ứng từ người dùng.

Để có được bước tiến này, cần một nền tảng có thể nhanh chóng xử lý các giao dịch thường gặp ở các địa điểm tổ chức sự kiện. Cho dù đó là "giao dịch" mua nước uống hay trả tiền vé sự kiện, rõ ràng hình thức thanh toán mới này sẽ thay thế cho việc phải đứng xếp hàng và chờ đợi.

Việc thanh toán có thể được thực hiện qua smartphone, vòng tay đa năng hoặc cổng thanh toán, với thẻ trả trước hoặc thẻ tín dụng. Dù là hình thức thanh toán nào thì sự nhanh chóng và tiện lợi chính là giá trị cộng thêm cho các nhà tổ chức sự kiện.

4. MatchMaking 2.0 – Kết nối người tham dự sự kiện:

Event Mobile Apps đang ở giai đoạn phát triển đỉnh cao. Ngày càng nhiều nhà tổ chức sử dụng các ứng dụng điện thoại trong sự kiện của mình. Đã có nhiều case study giá trị cũng như nhiều nhà đầu tư mạo hiểm tham gia sân chơi này.

Các ứng dụng sự kiện trên di động được ra đời với hai chức năng chính: thay thế cho các hướng dẫn và trở thành một cách thức để xây dựng mối quan hệ (networking).

Sự phát triển của các phương pháp networking đã bị trì trệ trong hai năm vừa qua, vì vậy đồng bộ hóa giữa event và các mạng xã hội gần như là cách thức hiệu quả nhất.

MatchMaking 2.0 cung cấp những gì thường bị hạn chế trong hầu hết các ứng dụng di động. Bằng cách khai thác khéo léo tất cả những dữ liệu có sẵn trên các trang mạng xã hội và kênh trực tuyến nói chung, giải pháp này tăng hiệu quả đáng kể cho người tham gia networking hoặc các cuộc họp nói chung.

Networking vẫn nằm trong top 3 lý do đưa mọi người đến với các sự kiện. Do đó, hướng tư duy sắp tới của các chuyên gia tổ chức sự kiện chính là làm thế nào để giúp người tham dự hòa nhập vào sự kiện tốt hơn, từ đó tạo nên những kết nối có ý nghĩa hơn.

5. Audio Beacons –  Điểm hiệu âm thanh:

Trong vòng 2 năm trở lại đây, beacons (bao gồm cả iBeacons và các loại beacons khác) đã làm choáng ngợp các nhà tổ chức sự kiện.

Khả năng thiết lập nhanh chóng các kênh giao tiếp với khách hàng thực sự là một khái niệm tuyệt vời. Dĩ nhiên giữa lý thuyết và thực tế vẫn có khoảng cách. Dựa vào phản hồi của các nhà tổ chức sự kiện trong năm vừa qua, mặc dù beacons vẫn đóng vai trò quan trọng nhưng đã bắt đầu xuất hiện một số trục trặc đi kèm.

Và beacons âm thanh đang dần trở thành giải pháp thay thế cho kết nối beacons qua bluetooth. Giải pháp này hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ là truyền đi một loại sóng âm, có khả năng kích hoạt các hành động trên một ứng dụng, trong khi tai người không nghe thấy được. Không cần bật bluetooth lên và cũng không cần lo lắng về khoảng cách.

Đây là lý do vì sao audio beacons có thể phù hợp với nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Kích hoạt nội dung trên các ứng dụng di động thông qua âm thanh rất có thể sẽ tạo nên cuộc cách mạng trong phương thức kết nối giữa nhà tổ chức với khán giả.

Các chương trình truyền hình cũng đã bắt đầu gia nhập sân chơi này. Theo dự đoán, ngành tổ chức sự kiện sẽ có thêm nhiều lợi nhuận khi một số vị trí chủ chốt có thể cắt giảm các vòng góp vốn.

6. Săn tìm địa điểm

Tìm kiếm địa điểm không có gì mới mẻ với người làm sự kiện. Các trang web hoặc nền tảng cho phép tìm kiếm một loạt các địa điểm theo yêu cầu đã xuất hiện vài năm gần đây. Các sản phẩm kỹ thuật số RFP hiện nay đang cung cấp những lựa chọn khá chi tiết để người làm sự kiện  dễ dàng tìm kiếm một địa điểm mới.
 

Hơn nữa, xu hướng chia sẻ lợi ích kinh tế theo cách nhìn vĩ mô đã tác động sâu sắc đến ngành công nghiệp khách sạn. Các công ty như Airbnb hay Uber đang mon men gia nhập thị trường, khiến không ít chủ khách sạn phải lo sợ.

Và kết quả là sự ra đời của hàng loạt trang web nhái theo hình thức hoạt động của Airbnb, cung cấp các công cụ tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện.

Với cách tìm kiếm địa điểm truyền thống, nhà tổ chức sự kiện thường phải đối mặt với các chi phí vô lý liên quan đến công nghệ hoặc kết nối. Tương tự, khách trú tại khách sạn cảm thấy phiền khi họ phải chi trả cho những việc quá nhỏ nhặt. Tóm lại, tất cả đều muốn được trải nghiệm thoải mái hơn, kết nối nhiều hơn và quan trọng là ngừng-kiểu-cách.

Đây là lý do vì sao hiện nay chính là thời điểm thích hợp để các nhà tổ chức sự kiện mạnh dạn bỏ qua những yêu cầu chi phí vô lý từ các địa điểm, và cần trực tiếp tiếp cận những nơi tổ chức mới, sẵn sàng cung cấp những trải nghiệm có tính tương tác cao hơn với mức giá hợp lý hơn.

Các nền tảng cung cấp dịch vụ săn tìm địa điểm thấu hiểu điều này và đã cho ra đời những công cụ tìm kiếm tốt hơn, đồng thời cũng là nơi để cả hai bên – nhà tổ chức và nhà cung cấp địa điểm, tự đánh giá. Một số công ty cũng từng thử tự thực hiện những công việc này nhưng đáng tiếc là đã thất bại thảm hại.

Đã đến lúc các nhà tổ chức sự kiện cần có bước tiến mạnh mẽ hơn, và các nhà cung cấp địa điểm tổ chức cũng không ngoại lệ.
 
7. Người đại diện:

Chia sẻ một sự kiện trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội dường như là cách tiếp cận công chúng duy nhất suốt nhiều năm qua.

Các công ty đang ngày càng tạo ra nhiều đại diện xã hội hơn, bằng cách làm chủ mạng xã hội để tăng tỷ lệ đăng ký tham dự sự kiện. Tuy nhiên, công nghệ đã chứng minh, chỉ chia sẻ một dòng trạng thái ngẫu nhiên theo kiểu "Tôi đã mua vé tham gia sự kiện xyz" là không đủ.

Những tương tác xã hội trực tuyến mà con người trải nghiệm, vượt xa những gì họ thể hiện ra bên ngoài. Khi mời một người tham dự một sự kiện sắp diễn ra, sẽ thuyết phục hơn nếu các thông tin về sự kiện được cung cấp đầy đủ trên các trang trực tuyến.

Lời giới thiệu từ bạn bè, đồng nghiệp chính là một trong những yếu tố mạnh nhất thuyết phục một người đăng ký tham gia sự kiện. Thực chất đây chính là hình thức truyền miệng đã được sử dụng từ xưa. Đã đến lúc những nỗ lực quảng bá sự kiện cần sâu sắc, có tính hình tượng và có trách nhiệm hơn, ngay cả trên truyền thông đại chúng.

Các công cụ này cho phép các nhà tổ chức sự kiện thời nay có thể tận dụng tối đa mạng xã hội, cũng như đưa ra các con số báo cáo hiệu kinh doanh rõ ràng và sinh động, mà đến những ông sếp ngu ngốc nhất cũng có thể hiểu được.
 
8. Online-staffing – Nhân sự trực tuyến:

Tuyển dụng nhân sự chạy event trong ngắn hạn là thử thách đã trở nên quá quen thuộc với người làm nghề. Tuy nhiên, công nghệ đã hỗ trợ khá nhiều trong việc cải tiến quy trình tuyển dụng nhân sự thời vụ, vốn đi ngược lại nguyên tắc trong một thời gian dài.

Tương tự như Venue Hunting, Online Staffing đã sang một trang mới nhờ hai xu hướng vĩ mô là các khuôn mẫu nghề nghiệp và nguồn lực. Cuộc khủng hoảnh kinh tế toàn cầu đã dẫn đến hàng loạt người độ tuổi lao động, sẵn sàng đảm nhận các vị trí ngắn hạn, thông qua các trang tìm việc trên mạng.

Một lần nữa, sự lên ngôi của các dịch vụ như Upwork hay các trang web như Airbnb đang tạo ra những trải nghiệm hoàn toàn mới cho người làm event khi họ có nhu cầu tìm kiếm nhân lực hỗ trợ trong ngắn hạn.

Các giải pháp nhân sự trực tuyến đem đến nhiều lợi ích cho cả người lao động lẫn nhà tổ chức khi cần thêm hỗ trợ vào ngày diễn ra sự kiện.

Với đánh giá từ những nhà tổ chức sự kiện đi trước, người tuyển dụng có thể nhanh chóng nhận định khả năng làm việc của người lao động cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp của họ, từ đó sẽ giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

Các dịch vụ nhân sự trực tuyến ngày nay cũng đã được phân loại theo các nhóm công việc cần có của một sự kiện. Một số trang còn chuyên cung cấp nhân lực cho một nghề hoặc nhóm nghề, ví dụ như nhân viên pha chế hay vệ sỹ riêng. Chỉ cần đăng thông tin tuyển dụng trên một trang web trong khu vực, nhà tổ chức sự kiện sẽ nhanh chóng tiếp cận được nhiều ứng viên hơn, với độ phù hợp cao hơn.

9. WedTech – Công nghệ sử dụng cho đám cưới:

Các đám cưới chính là một phần không thể thiếu của ngành tổ chức sự kiện. Sự kết hợp giữa hai yếu tố cảm xúc lắng đọng và mong đợi khiến cho đám cưới đã, đang và sẽ là nơi lý tưởng cho việc trải nghiệm các công nghệ mới.

Sự phát triển của smartphone cũng như các trang mạng xã hội đang truyền cảm hứng cho những cô dâu chú rể hiện đại sử dụng nhiều hình thức mới mẻ và mang tính cách mạng để thay đổi những trải nghiệm về ngày cưới của chính họ.

Cho dù đám cưới được tổ chức bởi chính cô dâu chú rể hay các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp thì công nghệ vẫn đóng một vai trò quan trọng trong ngành cưới hỏi. Thật dễ hiểu tại sao ngày càng nhiều người tham gia vào ngành công nghiệp dịch vụ này.

Bất kể ngân sách dành cho đám cưới là bao nhiêu, nghi thức này đang trở thành một sự kiện rất cầu kỳ với sự hỗ trợ đắc lực từ ngành kỹ thuật số. Các công ty cung cấp các nền tảng công nghệ cho đám cưới đều tập trung vào việc, làm thế nào cung cấp những trải nghiệm đẳng cấp cho cả chủ nhân buổi tiệc lẫn các khách mời.

Các yếu tố như trang web thông tin về đám cưới, quản lý danh sách khách mời, các bạn bè và đồng nghiệp tham gia hỗ trợ đám cưới, công cụ chọn màu hay công cụ chia sẻ ảnh với cô dâu chú rể, biến đám cưới thành một dự án thật sự.

10. An toàn là trên hết

Tình hình kinh tế – chính trị ngày nay đang gia tăng áp lực lên việc kiểm soát an ninh tại các sự kiện. Cộng đồng công nghệ có một giải pháp cho vấn đề này, đó là cải thiện thông tin liên lạc. Đa số các sự kiện quy mô lớn thường phụ thuộc vào tình nguyện viên hoặc nhân viên thời vụ, do đó, nhu cầu có các công cụ giao tiếp cải tiến hơn, hiệu quả hơn đang ngày càng cấp thiết.

Các công ty cung cấp các giải pháp an ninh sẽ giúp những người tổ chức sự kiện nhanh chóng ứng biến với các kịch bản ngày càng phổ biến tại các sự kiện trên thế giới.

Có rất nhiều thứ mà các chuyên gia sự kiện có thể làm để đảm bảo một môi trường an toàn khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Có những yêu cầu nhất định phải được đáp ứng và đa số tùy thuộc vào quốc gia nơi sự kiện được tổ chức. Yếu tố làm nên sự khác biệt chính là cách phản ứng của người tổ chức sự kiện trước các nguy cơ an ninh.

Điểm nhấn của loại công nghệ này là cải thiện thông tin liên lạc, làm cho nó dễ tiếp cận hơn, có thể chia sẻ và thật sự hiệu quả. Ngay cả các tình huống khó khăn nhất cũng có thể được giải quyết nếu có cách phản ứng nhanh chóng và phù hợp.

Nguồn: eventchannel