Bốn công cụ hỗ trợ tổ chức sự kiện được giới thiệu dưới đây sẽ giúp những nhà tổ chức sự kiện giải quyết được những khó khăn trong quá trình làm việc một cách dễ dàng mang đến nhiều hiệu quả trong tương lai dành cho các doanh nghiệp.

Các sự kiện cộng đồng, tương tác với khách hàng lẫn quảng bá sản phẩm thông thường cần thời gian để chuẩn bị, quảng bá và triển khai. Song, quỹ thời gian và nguồn lực của bạn lại có giới hạn. Dưới đây là những công cụ và nền tảng công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện hiệu quả dành cho doanh nghiệp thời đại số.

1. Platform hỗ trợ tổ chức sự kiện

Eventbrite hiện là platform công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện hàng đầu thế giới. Bên cạnh tạo không gian giới thiệu đa dạng loại hình sự kiện (từ đại nhạc hội đến hội thảo, tổ chức cuộc thi...), Eventbrite còn cung cấp các tính năng tích hợp giúp tự động hóa quá trình tạo nội dung, quảng bá và quản lý đăng ký tham gia sự kiện.

Ví dụ, bạn có thể dùng MailChimp từ Eventbrite để gửi đi những thư mời tự động có nội dung cá nhân hóa để thúc đẩy doanh số bán vé của sự kiện. SurveyMonkey sẽ giúp bạn thu thập các phản hồi sau event để hiểu rõ thêm về suy nghĩ của người tham dự và những điều cần cải thiện cho các sự kiện sau. Ngoài ra, Eventbrite còn kết hợp với Facebook và Hootsuite nhằm giúp bạn quảng bá rộng rãi sự kiện của mình.

2. Tự động hóa quá trình lập kế hoạch

Công nghệ RFID đang dần trở thành công cụ phổ biến để đưa tự động hóa vào quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Cụ thể, hệ thống wireless tích hợp trong các vòng tay phát cho người tham gia có thể rút gọn các thủ tục và thời gian check-in đầu giờ cho những sự kiện cộng đồng lớn. Người tham dự sẽ không cần phải lo lắng về việc mang vé giấy khi đến tham gia sự kiện.

Không dừng lại ở đó, các dữ liệu từ vòng tay RFID thu thập được sẽ mang đến cho nhà tổ chức những thông tin insight quan trọng từ thói quen hoạt động của người tham gia tại các sự kiện lớn. Điều này sẽ giúp nhà tổ chức hoàn thiện dần trong các lần tổ chức sự kiện sau. Các công cụ phân tích thông minh đa dạng đang có trên thị trường sẽ giúp bạn phân tích nhiều khía cạnh khác nhau sau sự kiện như: hoạt động nào thu hút nhiều sự tham gia nhất, hoạt động nào cần cải tiến nhiều hơn.

3. Tham gia sự kiện qua thực tế ảo

Kết nối người tham dự là một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý sự kiện. Khả năng xử lý các kết nối này sẽ tạo nên khác biệt lớn về số lượng người sẽ tiếp tục tham gia các sự kiện tiếp theo do công ty bạn tổ chức.

Trong mảng kết nối này, giới tổ chức sự kiện thế giới đang quan tâm đến xu hướng kết hợp công nghệ thực tế và công nghệ augmented reality (tạm dịch: Công nghệ tương tác thực tế) nhằm mở rộng khả năng tham gia sự kiện cho những người ở xa.

Theo Entrepreneur, nhiều địa điểm tổ chức sự kiện trên thế giới gần đây đã sử dụng kính thực tế ảo Oculus Rift nhằm giúp người tham dự có thể nhìn được toàn cảnh không gian tổ chức sự kiện lớn. Ngoài ra, công nghệ tương tác thực tế cho phép những người ở xa cũng có thể tham gia vào các hoạt động tại sự kiện do bạn tổ chức.

4. Phân tích sinh trắc và cảm xúc của người tham gia

Công nghệ sinh trắc như nhận diện gương mặt giúp tăng khả năng điều phối và an ninh khi tổ chức sự kiện lớn. Công nghệ thu thập cảm xúc sẽ giúp bạn thống kê được các dữ liệu về mức độ hào hứng, gắn kết của khách hàng tại sự kiện cũng như các dữ liệu nền như tuổi tác, giới tính và dân tộc của người tham gia.

Một số đơn vị cung cấp hệ thống thu thập thông tin sinh trắc và cảm xúc của người tham gia có thể kể đến như hệ thống CrowdStats Audience Analytics của Sightcorp, công nghệ nhận diện gương mặt và phân tích dữ liệu của Visage Technologies, công nghệ nhận diện gương mặt và nhận diện cảm xúc của Mood.me.

Ngoài ra, platform công nghệ cảm xúc The XOX có thể cung cấp các vòng tay có gắn cảm biến đo lường mức độ hào hứng của người đeo.

(Nguồn: Entrepreneur)