Khi làm việc với các công ty tổ chức sự kiện, việc chia sẻ thông tin về dự án, yêu cầu công việc một cách chính xác của client là điều cực kỳ cần thiết. Đặc biệt với các kế hoạch lớn, cần chuẩn bị kỹ thì việc xây dựng sai định hướng, phải xây dựng lại từ đầu chỉ vì thiếu thông tin, sai sót là một điều tệ hại. Vậy làm sao để truyền đạt một cách đầy đủ và chính xác nhất những yêu cầu của doanh nghiệp tới các công ty tổ chức sự kiện?

Một công cụ được các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng đó là bản mô tả định hướng công việc hay còn gọi là "Agency Brief". Chúng bao gồm các thông tin cơ bản sau:

1- Mô tả công việc trong tổ chức sự kiện

Nhiều khách hàng nghĩ rất đơn giản rằng: Đương nhiên là tổ chức sự kiện, nên không cần phải nói hoặc nói rất qua loa mà họ không biết rằng có rất nhiều hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, cách thức thực hiện khác nhau tuỳ vào mục đích ý nghĩa, không gian, thời gian và địa điểm...

Việc nêu rõ công việc sẽ giúp các công ty tổ chức sự kiện sẽ sớm có định hướng chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị sự kiện (nhà bạt nhà lều, sân khấu, âm thanh ánh sáng, backdrop, bandroll quảng cáo,…) cho sự kiện sắp tới.

2- Mô tả dự án trong tổ chức sự kiện

Cái này là "nguyên liệu" quý giá nhất cho team triển khai dự án, dựa trên những thông tin như: Thông tin về chủ đầu tư, tên chương trình, thời gian, không gian, địa điểm, số lượng khách mời, thành phần khách mời, văn hoá doanh nghiệp... các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ nghiên cứu, xây dựng lên các phương án tổ chức tối ưu nhất, đánh giá mức độ rủi ro của sự kiện. Có một lưu ý là, thường thì các thông tin này các Client sẽ tự động cung cấp khá đầy đủ và chi tiết xong sẽ có một số trường hợp vì đảm bảo tính bí mật (các dự án nhạy cảm) phần thông tin dự án chưa đầy đủ, khi đó hoặc dựa trên kinh nghiệm của các công ty tổ chức sự kiện đưa ra các phương án dự phòng hoặc phải... chờ thêm thông tin để hoàn thiện đề án của mình.

3- Mục tiêu truyền thông trong tổ chức sự kiện

Nằm trong kế hoạch truyền thông, tổ chức sự kiện chỉ là một công việc cụ thể nhưng là nguyên liệu để truyền thông, các hoạt động trong buổi lễ là cách thể hiện tốt nhất thông điệp muốn truyền tải bằng hành động. Do đó trong bản Brief nếu Client yêu cầu chính xác mục đích truyền thông của sự kiện là gì như: Nâng cao thương hiệu của sản phẩm, nâng cao vị thế của doanh nghiệp, đổi mới thương hiệu... thì các công ty tổ chức sự kiện sẽ xây dựng kế hoạch truyền thông thống nhất với kế hoạch tổ chức sự kiện để đạt hiệu quả tối đa. Trong trường hợp khách hàng chưa hiểu mình muốn gì, hoặc chưa thống nhất được thông điệp truyền thông cho sự kiện sắp tới thì vai trò của các agency lúc này rất quan trọng, phải biết cách hướng dẫn khách hàng suy nghĩ, phân tích và lựa chọn các thông điểm mà công ty tổ chức sự kiện thấy hợp lý.

4- Các yêu cầu về mặt ý tưởng thiết kế trong tổ chức sự kiện

Đây là các yêu cầu cực kỳ quan trọng, với tiêu chí bám sát hệ thống nhận diện thương hiệu của sản phẩm hoặc thuật phong thủy (đối với các dự án liên quan đến bất động sản), các CD (Creative Director) sẽ xây dựng những ý tưởng - linh hồn của dự án mang theme nổi bật và ấn tượng. Việc "điều tra" hoặc cảm nhận gu thẩm mỹ của khách hàng đòi hỏi phải là các chuyên gia có kinh nghiệm trong nghề tổ chức sự kiện tránh tình trạng việc trình bày một phương án hoàn toàn lệch quan điểm thẩm mỹ của khách hàng, lúc đó ý tưởng có hay đến đâu cũng bị mất điểm.

5- Các yêu cầu về timeline trong tổ chức sự kiện

Là một trong những tiêu chí tạo áp lực cho các Agency, đó là các yêu cầu về việc gửi đề án, thiết kế, ý tưởng sau khi tiếp nhận đề bài. Thể hiện là một partner chuyên nghiệp thì phải hiểu rằng mọi thứ chỉ có thể tốt hơn nếu có thời gian, nếu được chuẩn bị kỹ hơn. Và việc gửi chậm deadline do năng lực của Agency hoặc do yêu cầu quá gấp một cách "vô lý" vẫn diễn ra thường xuyên.

Trên đây là một castudy của một Brief chuẩn giành cho các agency, sẽ giúp các công ty tổ chức sự kiện có định hướng chính xác trong việc xây dựng và triển khai dự án.

Để đi chuyên sâu vào kế hoạch tổ chức một sự kiện hoàn hào từ khi tiếp nhận thông tin triển khai lên ý tưởng kịch bản chương trình xuyên suốt từ đầu tới cuối các bạn liên hệ với Công ty tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh - Cosmos Event để nhận được sự tư vấn hổ trợ từ đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức những sự kiện lớn trên Toàn Quốc.