Ngày đăng: 07-01-2017
Các buổi hội nghị (convention, conference, meeting), hội thảo (workshop), chuyên đề (seminar), tập huấn (training event), dù tổ chức cho vài chục người hay cả trăm người đều đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo của Ban tổ chức.Hội nghị với khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.Thông thường quy trình của một buổi hội nghị, hội thảo thường bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra:Phải thành lập ban tổ chức (Tự tổ chức hoặc thuê Công ty tổ chức sự kiện), phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.Lập bảng kế hoạch chi tiết tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm thực hiện, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể chia thành 3 nhóm nhỏ.Bộ phận đối ngoại: Phụ trách lên danh sách khách mời, chuẩn bị thiệp mời, gửi thư mời khách, kiểm tra phản hồi của khách để chốt danh sách khách tham dự sự kiện hội nghị.Bộ phận hậu cần: Phụ trách thiết kế ý tưởng, thuê hội trường tổ chức, kịch bản nội dung, phương tiện giao thông, đặt tiệc, tặng phẩm, phần thưởng, setup sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, banner…Bộ phận lễ tân: Checklist khách mời đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường, phục vụ khách mời trong hội nghị (Trước – trong – sau khi hội nghị kết thúc). Tặng quà & tiễn kháchĐể tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, Ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và phân việc cho từng người.Thông thường, tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình mà người ta phân thành nhiều bước khác nhau, nhưng nhìn chung lại thì quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thường tiến hành qua những bước cơ bản như sau:Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo.Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo:
Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
Bước 04: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 05: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
Bước 06: Xử lý thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 07: Đánh giá hiệu quả của cuộc họp, hội nghị, hội thảo.Để có một buổi tổ chức hội nghị hội thảo thành công cần phải qua rất nhiều khâu chuẩn bị. Ngoài việc chuẩn bị nội dung chuyên môn cho cuộc họp thì khâu tổ chức hội nghị hội thảo sao cho chuyên nghiệp và thuận lợi lôi cuốn khách hàng là việc không phải dễ dàng.Những lo lắng của Quý khách sẽ không còn nữa khi trao trọn niềm tin vào Cosmos Event, là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị hội thảo, với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, tận tâm. Chúng tôi sẽ mang lại cho Quý khách sự an tâm - hài lòng về một hội nghị, hội thảo thành công nhất.
|
Liên hệ
